В статье рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу по форме КО-4 на конкретном примере. Кроме того, можете скачать ее бланк и образец заполнения в word.
Компании, независимо от их организационно-правовой формы и системы налогообложения, обязаны отражать информацию о движении наличных денежных средств в кассовой книге.
Бесплатно подготовить книгу и другие обязательные документы по кассовым операциям вы можете можете при помощи специального онлайн-сервиса:
Составить кассовые документы
Назначение кассовой книги состоит в отражении поступления в кассу и выбытия из нее сумм наличных денег. Этот документ кассовой дисциплины имеет унифицированную форму № КО-4. Госкомстат утвердил ее 18 августа 1998 года постановлением № 88 (далее - Постановление № 88).
Рассмотрим, как выглядит кассовая книга:
Центробанк разрешает вести ее как в бумажном, так и в электронном формате (п. 4.7 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Правила ведения кассовой книги определены Постановлением № 88 и Указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указания).
Следует пронумеровать и прошнуровать листы книги, а затем опечатать их на последней странице. При заполнении формы от руки записи по операциям делают в двух экземплярах с использованием копировальной бумаги.
Правила предусматривают ряд действий, которые кассир обязан выполнять ежедневно по окончании рабочего дня:
При ведении кассовой книги с использованием компьютера, все ее листы нужно распечатывать в конце дня и завизировать.
Бухгалтерия, получая КО-4 от кассира, должна проверить сделанные записи и количество ПКО и РКО. Затем ответственный бухгалтер ставит на книге свою подпись.
В кассовой книге, составленной на бумаге, можно делать исправления. Вносят их только путем зачеркивания неверных данных и написания над ними правильных. Подчистки не допускаются. Все исправления обязаны заверить кассир и главный бухгалтер.
КО-4 в электронном виде заполняют аналогично бумажной форме. Кассир, когда закончился рабочий день, отчитывается в бухгалтерию и закрывает книгу в том же порядке.
Отличия в порядке ведения возникают в части обеспечения сохранности данных. Нельзя допускать их несанкционированное изменение. Поэтому электронную КО-4 заверяют электронной подписью.
После подписания книги такой подписью, в нее уже нельзя будет внести исправления.
Рассмотрим на конкретном примере как правильно заполнять кассовую книгу:
Если у компании есть несколько касс, КО-4 следует вести в главной.
Оприходование наличной выручки в данном случае производят следующим образом. В течение дня операционные кассы отражают движение наличности в своих ККТ. Вечером все кассы передают наличность в главную. Сотрудники главной кассы указывают суммы в КО-4 на основании ПКО (форма № КО-1). Эти ПКО работники операционных касс составляют согласно своим, сформированным ККТ, отчетам о закрытии смены.
Для проверки правильности отражения в КО-4 поступления и выбытия сумм нужно посмотреть обороты по счету 50 «Касса».
Обособленные подразделения, филиалы компании или ее представительства отражают движение наличности по своим кассовым книгам. При этом копии ее листов они передают в головной офис согласно установленным компанией правилам.
При определении сроков передачи копий КО-4 в головную организацию учитывайте крайние даты составления бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций. Составить ее вы можете при помощи специального сервиса от компании БухСофт:
Подготовить бухгалтерскую отчетность
Отметим неоднозначность судебной практики по вопросу необходимости применения отдельной кассовой книги обособленными подразделениями, филиалами компаний или их представительствами. Одни суды считают что им следует вести свою КО-4 (пост. Тринадцатого ААС от 19.03.2013 № А56-59643/2012).
Другие указывают, что КО-4 должны вести только головной офис, филиалы компании и ее представительства (постановления Второго ААС от 25.12.2012 № А28-6462/2012, Тринадцатого ААС от 10.12.2012 № А56-39499/2012).
Во втором случае есть вероятность возникновения претензий со стороны налоговых инспекторов. Они могут посчитать незаполнение кассовой книги неправомерными и попытаться привлечь компанию к ответственности по статье 15.1 КоАП.
Норма предусматривает штрафные санкции для компании в размере 40 - 50 тыс. руб. и для их должностных лиц в размере 4 - 5 тыс. руб.
Унифицированная форма КО-4 подлежит использованию российскими организациями для ведения учета операций по кассе. Форма - обязательная, порядок заполнения и требования к ведению достаточно жесткие, а ошибки могут даже привести к штрафу. Рассмотрим, что собой представляет форма КО-4 и где ее можно скачать.
Форма КО-4, называемая кассовой книгой, является инструментом для ведения учета следующих операций на кассе предприятия:
В поля формы заносятся сведения о расходных и приходных ордерах.
Кассовая книга по форме КО-4 состоит из 2 элементов — основной части и копии. При этом их структура и взаимное расположение зависят от того, как заполняется документ — в бумажном варианте или на компьютере.
В первом случае копия формы КО-4 является отрывной. Ее заполнение осуществляется одновременно с основной частью при использовании копировальной бумаги. При заполнении рассматриваемого документа на компьютере копию формы можно получить посредством повторной распечатки на принтере основной ее части.
Законодательством также предусмотрен вариант ведения кассовой книги в полностью электронном виде — при условии задействования автоматизированных систем.
Скачать унифицированную форму КО-4 вы можете на нашем сайте:
Заполненный образец кассовой книги вы можете найти в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги - образец»
Существует ошибочное мнение, что заполнять форму КО-4 российские организации с 1 января 2013 года не обязаны — в связи со вступлением в силу нового закона о бухучете и появлением соответствующих разъяснений в письме Минфина РФ № ПЗ/10-2012, согласно которым организации вправе не задействовать в своей работе унифицированные формы.
Дело в том, что подобные преференции установлены в отношении только тех организаций, которым законодатель в отдельных правовых актах прямо не предписывает использовать унифицированные формы. Подобный источник права в России действует — это указание Банка России № 3210-У, изданное 11.03.2014.
В соответствии с п. 1 указания тем нормам, что содержатся в положениях соответствующего акта, должны безусловно следовать юридические лица. В свою очередь ИП в общем случае вправе не вести кассу, а значит, они не обязаны задействовать унифицированные формы, включая документ КО-4. Вместе с тем практическая необходимость в оформлении приходных и расходных операций на кассе у ИП вполне может возникать (например, при выдаче наличных денежных средств сотрудникам под отчет), и в этом случае в качестве кассовой книги должна задействоваться форма КО-4.
Кассовая книга форма КО-4 – документ, предназначенный для отражения движения наличных денежных средств через кассу предприятия. Ведение кассовой книги возлагается на ответственного кассира или бухгалтера, записи вносятся при наличии подтверждающих документов (приходные и расходные кассовые документы).
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, количество листов заверено подписями главного бухгалтера и руководителя, а также печатью организации.
Ведение кассовой книги по форме КО-4 – это обязательная процедура для каждой организации, осуществляющей наличные расчеты, правильность заполнения данного бланка регулярно проверяется налоговым органом. Записи в форму КО-4 вносятся ежедневно при каждом поступлении или выдаче наличности.
На заметку! Также предлагаем бланки и образцы документов, которые ежедневно должен заполнять кассир-операционист: журнал КМ-4 — , сведения по форме КМ-7 — .
Заполнение обложки кассовой книги КО-4:
Организация: наименование организации, ОКПО, наименование структурного подразделения.
Кассовая книга на: указывается срок действия данного бланка. Как правило, это календарный год.
Заполнение листов книги:
Если кассовая книга заполняется вручную, то, прежде чем, вносить запись на новый лист, он сгибается по линии отреза таким образом, что отрывная часть оборотной стороны оказывается под неотрывной частью лицевой стороны. Между ними кладется копирка, после этого начинают вноситься записи ручкой, при этом на втором листе заполненные данные повторяются.
Чтобы строки не перепутались, необходимо ничего не менять в течение дня, не отрывать, не сдвигать.
Вверху указывается текущая дата и номер листа.
Остаток на начало дня: остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня.
№ документа: номер, указанный на кассовом документе, на основании которого получены или выданы денежные средства (номер или ).
От кого получено / кому выдано: ФИО лица или наименование организации, а также краткое содержание операции.
Номер счета: номер бухгалтерского счета, корреспондирующего со счетом учета наличных денег сч.50 «Касса», зависит от содержания операции (счета 51, 70, 71, 62, 60, 76 и т.д.).
Приход: указывается сумма наличных денег, поступившая в кассу, в рублях и копейках.
Расход: указывается сумма, выданная из кассы в рублях и копейках.
Таким образом, каждая кассовая операция отражается в бланке кассовой книге КО-4 до строки «перенос». В строке «Перенос» считаются итоговые значения по дебету и кредиту (приход и расход).
После этого лист разгибается и сгибается таким образом, что оборотная сторона неотрывной части оказывается над лицевой стороной отрывной части. Точно также между ними кладется копирка и вносятся записи.
Итого за день: подводятся итоги за рабочий день, считаются обороты по дебету и кредиту (приходу и расходу).
Остаток на конец дня: сумма наличных денежных средств, оказавшаяся в кассе на конец рабочего дня, считается с учетом остатка на начало дня и оборотов по дебету и кредиту за день.
Подписи: лист бланка КО-4 подписывает кассир, ответственный за ведение кассовой книги, указывается количество приходных и расходных кассовых документов, на основании которых вносились записи в бланк КО-4.
После этого копия записей за день отрывается и вместе с кассовыми документами прикладывается к отчету кассира-операциониста форма КМ-6 () и передается в бухгалтерию.
Оригинал записей остается в кассовой книге.
Если в кассовой книге допущена ошибка, то она может быть исправлена путем зачеркивания и указания рядом правильных сведений, исправление должно завериться подписями главного бухгалтера и кассира.
Если форма КО-4 ведется в электронном виде, то в конце рабочего дня распечатываются два экземпляра листа с записями за день, один передается в бухгалтерию, другой подшивается в специальную папку.
Кассовая книга - обязательный для каждого работающего с наличностью предприятия или ИП документ, в котором учитываются все приходные и расходные кассовые операции организации.
Бланк кассовой книги (форма КО-4) унифицирован и представляет собой книгу с пронумерованными и прошнурованными листами. На последней странице делается запись о количестве листов в книге и заверяется печатью организации. Ниже расписывается руководитель, главный бухгалтер предприятия, и ставится дата.
Кассовая книга ведется ежедневно. Ведёт книгу уполномоченный на это кассир или другое ответственное лицо. Контроль за кассовой книгой закреплён за главным бухгалтером.
У одной организации по всей её деятельности должна быть одна кассовая книга. Если у организации есть подразделения, они могут вести свою кассовую книгу. Копии её листов передаются в головной офис в установленный организацией срок.
Листы кассовой книги заполняются или от руки, или на электронном носителе.
На обложке указываются название организации (ФИО ИП), код по ОКПО, структурное подразделение, если есть. Далее указывается период, на который заводится книга (год или месяц и год).
На внутренних листах:
Незаполненные строки в таблице перечёркиваются.
Заполняя бланк, кассир сверяется с данными приходных и расходных документов. Книгу проверяет бухгалтер (главный бухгалтер, в их отсутствие руководитель) и тоже расписывается.
Если в течение дня движения денег в кассе не было, никакие записи за этот день в книге не делаются.
Исправления в книге не допускаются. Если всё же при заполнении допущена ошибка, исправление подтверждается подписью кассира, заполняющего книгу, и главбуха.
Ведение кассовой книги в 2019 году обязательно для всех компаний, которые осуществляют любые операции с наличными денежными средствами. Причем вид системы налогообложения и организационно-правовая форма роли не играет. Факт ведения онлайн-касс на предприятии не снимает обязанности вести кассовую книгу по установленным правилам.
Официальное освобождение от составления книги имеют представители частного бизнеса, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Это право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России № 3210-У.
Учет финансовых операций некоммерческой организации или ООО следует вести на унифицированном бланке кассовой книги (код по ОКУД 0310004). Единая форма документа КО-4 утверждена Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998. Порядок заполнения представлен в пункте 2 Указаний № 3210-У.
Эта форма предназначена для хронологической регистрации реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров, на основании которых происходит движение наличности в учреждении.
Законодательство допускает несколько способов ведения книги:
Заполнять строки и столбцы формы, как и проводить операции с наличными денежными средствами, должен кассир либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя. Допускается передать ведение кассовой книги представителю аутсорсинговой организации. Найти такую фирму несложно, например, поискать объявления в Москве.
Форма состоит из трех частей:
В левой (титульной) части бланка следует заполнять следующую информацию:
Инструкция для табличной части, как заполнять кассовую книгу (образец).
