Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами – 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.
Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.
В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Подотчетные лица - это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.
Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.
Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.
Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.
В бухгалтерском учете проводка по выдаче подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50 , выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать ). Выдача подотчетной суммы учитывается проводкой Д71 К51 .
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71 , данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в ).
Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в . При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71 ).
Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.
Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71) .
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из сотрудника Д70 К94 .
Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.
Дебет | Кредит | Название операции |
Выдана подотчетная сумма из кассы |
||
Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника |
||
Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу |
||
Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции |
||
Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом |
||
Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок |
||
Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника |
Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет « ».
Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы.
Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Подотчетными могут быть:
Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:
Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:
|
Описание операции |
Первичные документы |
||
|
Выдача денег под отчет из кассы предприятия |
Расходный кассовый ордер |
||
|
20, 23, 25, 26, 44 |
Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету |
Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы |
|
|
10, 15, 41, 07, 08, 11 |
Оприходованы матценности на основании авансового отчета |
Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица |
|
|
Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание |
Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы |
||
|
Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо |
Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы |
||
|
Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом |
Первичные документы, подтверждающие расходы |
||
|
Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия |
Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу |
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
Пример 1 . Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:
|
Дата |
Счета |
Сумма, руб. |
Описание операции |
Первичные документы |
|
|
21.09.2019 |
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла |
Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.2019 |
|||
|
22.09.2019 |
Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И. |
Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб. |
|||
Пример 2
Проводки с подотчетными лицами , направленными командировку.
|
Дата |
Счета |
Сумма, руб. |
Описание операции |
Первичные документы |
|
|
12.09.2019 |
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку |
Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.2019 |
|||
|
15.09.2019 |
Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия |
Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов |
|||
|
15.09.2019 |
Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу |
ПКО № 214 от 15.09.2019 |
|||
См. также:
В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.
Подотчетные лица – это служащие компании, получившие деньги в подотчет для совершения расходов в интересах этой компании. Для учета расчетов с ними предусмотрен счет №71. О том, какие существуют типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами, читайте в следующей статье.
Подотчетным лицом является сотрудник, который получил деньги в подотчет для использования их на хоз. нужды фирмы.
Типовые проводки расчетов с подотчетными лицами будут следующими:
В этой статье, подготовленной методистами фирмы "1С" и размещенной на диске информационно-технологического сопровождения (ИТС), читайте об организации и ведении налогового учета расчетов с подотчетными лицами в Комплексной конфигурации "1С:Предприятия 7.7".
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета директоров ЦБР 22.09.1993 № 40) "предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий". В бухгалтерском учете данные операции могут отражаться без учета взаиморасчетов с поставщиком, у которого приобретаются ценности:
Дебет 10 (26,08 ...) Кредит 71
и с учетом возникновения и погашения задолженности поставщику:
Дебет 60 Кредит 71 Дебет 10 (26, 08...) Кредит 60.
Отражение этих операций в налоговом учете будет иметь различия.
Работнику организации Григорьеву Сергею Геннадиевичу выдано под отчет 1300 руб. на хозяйственные расходы. Он приобрел по доверенности канцтовары у ООО "Офисклаб" на сумму 1 200 руб. и отчитался в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложил накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер.
Неиспользованную часть подотчетной суммы вернул в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер" (рис. 1). При проведении документ формирует проводку:
Дебет 71.1 Кредит 50.1.
Рис. 1. Расходный кассовый ордер
Операция по выдаче денег под отчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 2). При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета, приобретаемых ценностей - 26 и в дебет счета 19 на сумму налога на добавленную стоимость.
Рис. 2. Строка аванс. отчета (прочее)
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "" (меню "Торговля и Бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по данным документа "Строка аванс. отчета (прочее)", при нажатии в модуле формы на кнопку "Заполнить" (рис.3).
Рис. 3. Приобретение имущества, работ, услуг, прав
При проведении документ формирует проводки по дебету вспомогательного забалансового счета Н07.04 "Косвенные расходы".
Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается документом "Приходный кассовый ордер" (рис. 4).
Рис. 4. Приходный кассовый ордер
При проведении документ формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1.
Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается.
Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 1.
Таблица 1
| № | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Проводка | Сумма | Документ | Проводка | Сумма | Документ | |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
Расходный кассовый ордер |
Не отражается |
||||
Дебет 26 Кредит 71.1 |
Дебет Н07.04 |
Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав |
||||
Дебет 19.3 Кредит 71.1 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Не отражается |
||||
Дебет 68.2 Кредит 19.3 |
Формирование книги покупок |
Не отражается |
||||
Дебет 50.1 Кредит 71.1 |
Приходный кассовый ордер |
Не отражается |
||||
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, связанные с производственной необходимостью, оформленные документально и экономически обоснованные.
С 01.01.2002 расходы по найму жилого помещения в целях налогообложения можно признавать в полном объеме, без ограничений. Расходы по оплате суточных принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" оплата суточных составляет 100 руб. за каждый день командировки.
Согласно приказу руководителя организации Семакин Анатолий Тимофеевич командирован в Мурманскую область сроком на 5 дней с 18 по 22 (включительно) февраля 2002 года.
На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерия выдает Семакину А.Т. аванс на командировочные расходы в сумме 2 600 руб.
По возвращении из командировки (22.02.2002) Семакин А.Т. представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, в соответствии с которым расходы по командировке составили 2 287 руб.:
Перерасход выдан из кассы.
К авансовому отчету приложены: командировочное удостоверение, железнодорожные билеты, счет и квитанция к приходному кассовому ордеру из гостиницы.
Операция по выдаче денег под отчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер". При проведении документ формирует проводку Дебет 71.1 Кредит 50.1.
Операция по выдаче денег в подотчет (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на базу налога.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 5).
Рис. 5. Строка аванс. отчета (прочее)
В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Вид расхода для целей налогового учета" - "Расходы на командировки".
В случае приобретения командировочным работником материальных ценностей, их отражение в авансовом отчете производится в обычном порядке.
При проведении документ формирует бухгалтерские проводки с кредита счета 71.1 в дебет счета приобретаемых ценностей - 26 на сумму затрат без НДС, и в дебет счета 19.3 на сумму НДС.
Для отражения в учете НДС по произведенным расходам на основании документа "Строка аванс. отчета (прочее)" вводится документ "Счет-фактура полученный".
При условии наличия документа "Счет-фактура полученный" сумма НДС в конце месяца, при проведении регламентного документа "Книга покупок", будет принята к зачету из бюджета и отражена в отчете "Книга покупок".
В налоговом учете операции выделения и зачета НДС не отражаются.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр.").
Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис. 6).
Рис. 6. Строка аванс. отчета (прочее)
Значение реквизитов документа:
При проведении документ формирует проводки в дебет специальных забалансовых счетов Н07.04 "Косвенные расходы".
Операция выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица в бухгалтерском учете отражается документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете операции выдачи из кассы перерасходованных средств подотчетного лица не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 2.
Таблица 2
| № | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Проводка | Сумма | Документ | Проводка | Сумма | Документ | |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
Расходный кассовый ордер |
Не отражается |
||||
Дебет 26 Кредит 71.1 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Дебет Н07.04 |
Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав. |
|||
Дебет 19.3Кредит 71.1 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Не отражается |
||||
Дебет 68.2 Кредит 19.3 |
Формирование книги покупок |
Не отражается |
||||
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
Расходный кассовый ордер |
Не отражается |
||||
В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен перечень представительских расходов:
Не относятся к представительским расходы на развлечение и отдых. Норматив представительских расходов, в пределах которого они учитываются для целей налогообложения, равен 4 процентам от расходов на оплату труда.
Организация в январе 2002 года израсходовала на представительские цели 5 000 руб. За этот же период расходы на оплату труда, учитываемые при налогообложении прибыли, составили 19 500 руб. Рассчитаем норматив представительских расходов: 19 500 руб. х 4% = 780 руб.
Следовательно, на 780 руб. ООО "Агат" может уменьшить полученные доходы за январь.
Таким образом, сверхнормативные представительские расходы в размере 4 220 руб. (5 000 руб. - 780 руб.) для целей обложения налогом на прибыль не принимаются.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
При проведении документ формирует проводку
Дебет 71.1 Кредит 50.1.
Операция по выдаче денег под отчет на представительские расходы (Дебет 71 Кредит 50) в налоговом учете не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов отражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.7).
Рис. 7. Строка аванс. отчета (прочее)
В качестве субконто "Общехозяйственные расходы" выбирается элемент соответствующего справочника с реквизитом "Виды расходов для целей налогового учета" - "Представительские расходы".
При проведении документ формирует бухгалтерскую проводку Дебет 26 Кредит 71.1.
Отчет подотчетного лица о суммах произведенных представительских расходов (Дебет 26 Кредит 71) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Налоговый учет - Операции приобретения имущества и пр.").
Реквизиты документа заполняются автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить". Данные для заполнения берутся из документа "Строка аванс. отчета (прочее)" (рис.8).
Рис. 8. Строка аванс. отчета (прочее)
Значение реквизитов документа:
В момент совершения представительских расходов сумма, которую можно признать в составе внереализационных расходов для целей налогообложения, неизвестна.
В налоговом учете включение этих затрат в состав косвенных расходов происходит в конце месяца, когда уже отражены расходы на оплату труда, учитываемые в целях налогообложения и можно рассчитать сумму, по нормативу. В течение отчетного периода все расходы, которые подлежат нормированию, отражаются на специальном забалансовом счете Н03 "Нормируемые расходы". При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н03.03 "Представительские расходы". В конце месяца расходы в пределах установленных норм будут списаны с кредита этого счета документом "Регламентные операции по налоговому учету". Для корректного расчета сумм представительских расходов, которые можно признать в составе прочих расходов для целей налогообложения на момент проведения регламентных операции по налоговому учету должны быть отражены расходы на оплату труда (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Расходы на оплату труда") (рис. 9).
Рис. 9. Расходы на оплату труда
Списание представительских расходов в пределах установленных норм в налоговом учете оформляется документом "Регламентные операции по налоговому учету" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Регламентные операции по налоговому учету") (рис. 10).
Рис. 10. "Регламентные операции по налоговому учету"
Для расчета и списания сумм представительских расходов в форме документа следует установить флажок "Учет представительских расходов". При проведении документа формируется проводка Дебет Н07.04 "Косвенные расходы" Кредит 03.03 "Представительские расходы". Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 3.
Таблица 3
| № | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Проводка | Сумма | Документ | Проводка | Сумма | Документ | |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
Расходный кассовый ордер |
Не отражается |
||||
Дебет 26 Кредит 71.1 |
Строка авансового отчета (прочее) |
Дебет Н03.03 |
Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав |
|||
Не отражается |
Дебет Н07.04 кредит 03.03 |
Регламентные операции по налоговому учету |
||||
Работнице организации Михайловой Светлане Владимировне выдано подотчет 1 300 руб. на закупку материалов. Она приобрела по доверенности канцтовары у ЗАО "Текстиль плюс" на сумму 1 200 руб. и отчиталась в произведенных расходах авансовым отчетом, к которому приложила накладную поставщика, счет-фактуру и приходный кассовый ордер. Неиспользованную часть подотчетной суммы вернула в кассу предприятия.
Операция по выдаче денег в подотчет отражается в бухгалтерском учете документом "Расходный кассовый ордер".
В налоговом учете данная операция (Дебет 71 Кредит 50) не отражается, т.к. не влияет на налогооблагаемую базу по налогу на прибыль текущего или будущих периодов. Поступление материалов в бухгалтерском учете отражается документом "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" (рис. 11).
Рис. 11. Поступление ТМЦ (купля-продажа)
При проведении документ формирует проводки Дебет 10 Кредит 60.1 - на сумму поступивших ценностей без НДС и Дебет 19.3 Кредит 60.1 на сумму НДС по поступившим ценностям. Для отражения в бухгалтерском учете зачета НДС по произведенным расходам на основании документа "Поступление ТМЦ (купля-продажа)" вводится документ "Счет фактура полученный". В конце месяца вводится регламентный документ "Формирование книги покупок", который при проведении сформирует проводку по зачету НДС Дебет 68.2 Кредит 19.3. В налоговом учете НДС не отражается. Поступление ценностей (потребление работ, услуг) (Дебет 10 (08, 26...) Кредит 60) отражается в налоговом учете документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" (меню "Торговля и бухгалтерия - Документы налогового учета - Операции приобретения имущества и пр."). Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 12).
Рис. 12. Приобретение имущества, работ, услуг, прав
Значения реквизитов документа:
При проведении документ формирует проводки в дебет вспомогательного забалансового счета Н02.01 - по поступившим материалам.
Если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "С последующей оплатой" и при проведении документ формирует проводки по возникновению кредиторской задолженности в кредит вспомогательных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03.
Если же сначала зарегистрирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие получения" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по возникновению дебиторской задолженности в кредит вспомогательного забалансового счета Н13.01. Отчет подотчетного лица о суммах произведенных расходов sотражается в бухгалтерском учете документом "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" (рис. 13).
Рис. 13. Строка аванс. отчета (оплата поставщику)
Операция отчета подотчетного лица по авансовому отчету (Дебет 60 Кредит 71) в налоговом учете отражается документом "Расход денежных средств". Реквизиты документа заполняются автоматически по кнопке "Заполнить" (рис. 14).
Рис. 14. Расход денежных средств
В реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "Оплата полученного имущества, работ, услуг", если принятие к учету ценностей, производилось до регистрации в программе документа "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)". При проведении документ формирует проводки по погашению кредиторской задолженности в кредит специальных забалансовых счетов Н13.02 и Н13.03. Если же сначала зафиксирован документ "Строка аванс. отчета (оплата поставщику)" и оплата отражена в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)", а принятие к учету ценностей производилось позже, то в реквизите "Условие или вид расхода" устанавливается значение "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ формирует проводки по погашению дебиторской задолженности в дебет специального забалансового счета Н13.01. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм в бухучете отражается документом "Приходный кассовый ордер", который при проведении формирует проводку Дебет 50.1 Кредит 71.1. Операция возврата неиспользованных подотчетных сумм (Дебет 50 Кредит 71) в налоговом учете не отражается. Соответствие проводок бухгалтерского и налогового учета приведено в таблице 4.
Таблица 4
| № | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Проводка | Сумма | Документ | Проводка | Сумма | Документ | |
Дебет 71.1 Кредит 50.1 |
Расходный кассовы ордер |
Не отражается |
||||
Дебет 10.1Кредит 60.1 |
Поступление ТМЦ (купля-продажа) |
Дебет Н02.01 |
Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав |
|||
Кредит Н13.02 |
||||||
Дебет 19.3 Кредит 60.1 |
Кредит Н13.03 |
|||||
Дебет 68.2 Кредит 19.3 |
Формирование книги покупок |
Не отражается |
||||
Дебет 60.1 Кредит 71.1 |
Строка авансового отчета (оплата поставщику) |
Дебет Н13.02 |
Расход денежных средств |
|||
Дебет Н13.03 |
||||||
Дебет 50.1 Кредит 71.1 |
Приходный кассовый ордер |
При предоставлении подотчетным лицом документов, подтверждающих оплату им товаров/ услуг, организация показывает в авансовом отчете только оплату им денежных средств контрагенту (Д 60 К 71), а затем проводит поступление товаров/услуг от этого контрагента (например, Д10 К 60). Таким образом проводится и оплата наличными подотчетным лицом за товары/услуги при предоставлении контрагентом счета-фактуры, где покупателем выступает Организация, так и товарные чеки от контрагентов, где Покупатель не указан и с которыми нет договоров на поставку. Является ли использование 60 счета в данной ситуации нарушением? В данной ситуации, для оплаты подотчетником сумм в качестве оплаты поставщику за товары работы услуги, при утверждении авансового отчета, нужно сделать проводку: Дт 60 Кт 71. Следовательно, использование счета 60 правомерно. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» Дата признания расходов Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Документальное подтверждение Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика. Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М–7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии» . В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета. Предоплата поставщику Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так: Дебет 60 Кредит 71
Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо 3 апреля менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву выдано 4000 руб. для внесения предоплаты по корпоративному тарифу за услуги сотовой связи. 5 апреля Кондратьев заплатил деньги сотовому оператору и предоставил авансовый отчет в бухгалтерию. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил отчет. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки. Дебет 71 Кредит 50
Дебет 60 Кредит 71
Приобретение имущества Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой: Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
Пример приобретения товаров через подотчетное лицо 3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации. 5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету. Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки. Дебет 71 Кредит 50
Дебет 10 Кредит 71
Приемка работ Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку: Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
«Входной» НДС Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму «входного» налога сделайте такую проводку: Дебет 19 Кредит 71
В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с «входным» НДС можно поступить одним из трех способов:
Такой вывод следует из статей , Налогового кодекса РФ. Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так: Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
| ||||
