В компании «Урал Лото» разработали модель в Excel, с помощью которой финансовая служба сможет быстро составить Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (БДДС). Пример в Excel можно скачать по ссылке в конце статьи.
Для разработки системы бюджетирования, упрощения процедуры планирования и минимизации риска возникновения ошибок в финансовых планах компании нужна единая модель БДР в Excel, в которой под ввод данных отведена только одна таблица, а все остальные формируются автоматически.
Представим себе, что финансовому директору совместно с экономической службой предстоит разработать систему бюджетирования с нуля. Поначалу сложно понять, как будет организован бюджетный процесс, какие виды бюджетов и отчетов потребуются, в каком виде необходимо будет получать информацию по фактическим доходам и расходам из учетной программы. Именно так рассуждали в ООО «Урал Лото». В первые месяцы ограничились формированием отдельных бюджетов – продаж, закупок, подразделений. Спустя некоторое время удалось разработать (листы «detailed PL» и «detailed CF» соответственно) созданы с помощью инструмента Excel «Сводные таблицы». Посредством встроенных фильтров в них можно отобрать интересующие статьи, подстатьи первого и второго уровней, сгруппировать отдельно доходы (поступления) и расходы (выплаты). Чтобы отразить в них изменения, внесенные в рабочую таблицу, потребуется кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать из появившегося меню «Обновить».
Лист «detailed PL» позволяет сформировать бюджет доходов и расходов как в целом по компании, так и по отдельному подразделению. Чтобы получить его, достаточно выбрать в окне «Название бюджета» пункты «БДР» и «В оба бюджета». Если необходим план конкретного подразделения, потребуется ввести его название в окне «ЦФО».
Опция «В оба бюджета» предназначена на случай, если цифры одинаковы для обоих бюджетов, то есть, к примеру, когда 10 000 рублей в январе по какой-либо статье идет и в БДР, и в БДДС. Это сделано, чтобы не вбивать одни и те же цифры два раза.
Детализированный БДДС в Excel создается аналогично: на листе «detailed СF» нужно выбрать «БДДС» и «В оба бюджета», а затем обновить данные. Также существует и фильтрация по ЦФО.
Пример бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств (БДДС) в Excel в целом по компании приведены на листах «PL Budget» и «CF Budget» . В отличие от детализированных планов, они формируются не напрямую из рабочей таблицы, а после промежуточной обработки информации на вспомогательных листах («Свод ст.» и «Свод ст.-подст.»).
Первая из вспомогательных таблиц – «Свод ст.» – предназначена для консолидации бюджетных данных по основным статьям расходов и доходов (поступлений и выплат). Настраивается аналогично детализированным бюджетам – с помощью поля «Название бюджета» (см. рис. 1). Поскольку она используется для обоих бюджетов, БДР и БДДС можно сформировать только по очереди, применяя фильтр в поле «Название бюджета». Одновременное же обновление обоих бюджетов в данной версии файла невозможно. Конечно, можно сделать две такие вспомогательные таблицы – для каждого бюджета, но пользоваться файлом станет сложнее, ведь каждый раз пришлось бы обновлять большее количество сводных таблиц. Да и сам файл станет «тяжелее».
Рисунок 1. Вспомогательная таблица
Во второй вспомогательной таблице («Свод ст.-подст.») консолидируются данные с детализацией «Статья» и «Подстатья первого уровня». Объединенные названия последних приводятся в столбце «Для отчета» в рабочей таблице. Работа проходит аналогично с описанной ранее «Свод ст.» – необходимо выбрать название бюджета в зависимости от того, какой из них формируется.
Бюджеты заполняются данными из вспомогательных таблиц c помощью формулы ВПР. Например, расчет «Выручки от реализации лотереи по “6 из 40”» за январь (ячейка Е10 на листе «PL Budget») будет задан как ВПР($A10;"Свод ст.-подст."!$A:$T;4;0), где A10 – ячейка, содержащая наименование подстатьи («6 из 40»), "Свод ст.-подст."!$A:$T – исходный диапазон во второй вспомогательной таблице, где будет происходить поиск строки с тем же наименованием, 4 – номер столбца с данными за январь.
Скачать пример БДР и БДДС в Excel
Единый бюджет в Excel существенно упростил процесс планирования в компании. Корректировки бюджета стали проходить проще. Достаточно ввести новое значение в одной таблице, и это отразится во всех остальных. Вероятность ошибок снижается.
Формат «все в одном» позволил отказаться от создания отдельных бюджетов по продажам, закупкам, налогам, ФОТ и т.д. Компания «Урал Лото» относительно небольшая: один центральный офис (численность сотрудников – 55 человек), филиалов нет. Поэтому гораздо проще заполнять всего лишь одну рабочую таблицу.
Таблица. Структура рабочей таблицы бюджета в Excel (лист «Work table»)
|
Название столбца |
Назначение |
|
Для отчета, для справочника |
Вспомогательные столбцы, служат для связи таблиц бюджетной модели |
|
Указывается год, на который составляется бюджет |
|
|
Закрепляется центр финансовой ответственности, то есть отдел, который непосредственно отвечает за соответствующую статью расходов или доходов |
|
Что такое бюджет движения денежных средств (БДДС)? Как составить бюджет доходов и расходов предприятия? Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами?
Если у вашего бизнеса есть доходы, то есть и расходы. А значит, вам нужно профессионально вести бюджет.
Чем больше денег, тем сложнее ими управлять. С целью грамотного распределения средств и управления платежеспособностью компании предприниматели пользуются бюджетом доходов и расходов и бюджетом движения денежных средств .
С вами Денис Кудерин, эксперт по экономическим и финансовым вопросам. В этой статье я расскажу, что собой представляют упомянутые выше понятия и как управлять бюджетом , чтобы сделать бизнес более эффективным.
Присаживаемся поудобнее и читаем до конца – в финале вас ждёт обзор надёжных компаний, которые помогут наладить бюджетирование на объекте , плюс советы, как не допустить превышения расходов предприятия над доходами.
Даже семейным бюджетом управлять не так-то просто. Кто пробовал, тот знает, что денег на повседневные траты всегда уходит больше , чем вы рассчитывали. Приходится корректировать расходы, добавлять в бюджет новые статьи, о которых вы на момент его составления начисто позабыли.
Представьте, насколько сложнее вести бюджет крупного предприятия. У любого объекта коммерции сотни расходных статей и трат, которые необходимо делать.
Бюджет – это не абстракция, это конкретное понятие, подкреплённое специальными документами. Каждое предприятие, даже состоящее из 2 сотрудников, ведёт бюджет доходов и расходов (БДР) и по возможности – бюджет движения денежных средств (БДДС). Это основа .
Прежде чем перейти к практическому смыслу этих понятий, определимся с терминологией.
БДР – способ документальной фиксации операций, формирующих доходы и расходы предприятия. Как правило, такой документ имеет вид несложной таблицы, в которой учтены все хозяйственные манипуляции, приводящие к поступлению средств или их тратам. При этом учитываются не только денежные, но и любые другие доходы и расходы.
БДДС – способ отразить движение денежных потоков на предприятии. В этом документе фигурируют исключительно события имеющие денежное выражение .
Первичные документы, которыми пользуются при оформлении операций БДР, это акты завершённых работ и оказанных услуг, акты приёма-передачи материальных активов, любые другие документы, подтверждающие доходы и расходы компании. Документ похож на бухгалтерский отчет «О прибылях и убытках».
Чем различаются БДР и БДДС?
Эти бюджеты отличаются целями , для которых они формируются. БДР разрабатывается с целью планирования прибыли , которую компания способна получить за бюджетный период. Сюда входят все данные о себестоимости продукции и выручке .
БДДС предназначен для распределения денежных потоков . Он отражает всю деятельность организации, которая выполнялась в денежной форме. С помощью БДДС отслеживаются все операции предприятия по различным счетам.
В таблице показаны операции, которые отражаются в рассматриваемых нами бюджетных документах:
| № | Операции | Отражаются в БДР | Отражаются в БДДС |
| 1 | Начисление амортизации | Да | Нет |
| 2 | Переоценка товарно-материальных ценностей | Да | Нет |
| 3 | Недостачи товарно-материальных активов | Да | Нет |
| 4 | Производственный брак | Да | Нет |
| 5 | Кредиты и займы | Нет | Да |
| 6 | Приобретение основных средств | Нет | Да |
| 7 | НДС | Да | Да |
| 8 | Траты на капитальный ремонт | Да | Да |
Оба бюджета в совокупности дают чёткое понимание текущего финансового состояния компании и её перспектив. Как правило, начинается с составления БДР, поскольку этот документ имеет более «расширенный» формат.
В БДР включают три группы финансовых показателей – доходы, затраты и прибыль. Последний вычисляется при помощи вычитания второго из первого.
БДДС – это план движения наличных средств в кассе компании и на расчетных счетах. Документ отражает все планируемые поступления и списания средств в результате хозопераций. БДДС предохраняет бизнес от главной ошибки – остаться без денег на ведение основной деятельности.
В этом коротком видео вам объяснят разницу между БДР и БДДС на примере покупки холодильника.
При составлении отчёта БДДС руководствуются тремя видами деятельности предприятия – операционной (текущей), инвестиционной и непосредственно финансовой .
Рассмотрим их подробно.
Это основной вид деятельности компании – та работа, которая создаёт поступления и траты денег. Это производство продукции, продажи товара, оказание услуг, выполнение работ, сдача оборудования в аренду и прочие операции, связанные с движением денежных средств.
Связана с приобретением или продажей внеоборотных активов . Инвестирование, как и операционная деятельность, имеет своей целью получение прибыли или достижение полезного для компании эффекта. Однако в такой деятельности основные оборотные средства не задействованы, а используются «свободные » деньги.
Пример
Предприятие «Безопасные технологии» инвестирует часть своих активов в развитие альтернативных источников энергии – генераторов на основе солнечных батарей и ветра. Деньги вкладываются в лабораторные исследования и научные разработки. Эти финансовые операции обязательно отражаются в отчёте БДДС.
Вид 3. Финансовая деятельность
Приводит к изменениям в составе и размере основного капитала компании. К примеру, это привлечение и возврат кредитов, необходимых предприятию для развития новых направлений производства.
Бюджет ДДС предотвращает недостаток и избыток оборотных средств
Разделение деятельности компании на виды позволяет оценить действие всех трёх направлений на финансовый статус компании и размер капитала, который находится в её распоряжении.
Грамотно составленный бюджет движения денег обеспечивает постоянное наличие средств, необходимых для выполнения основной работы компании.
БДДС позволяет также эффективно использовать избыток денег предприятия, поскольку главный принцип бизнеса в том, чтобы свободные средства не лежали без дела на банковских счетах, а приносили ещё большие прибыли.
3. Как формируется БДР – 5 основных этапов
БДР – универсальный инструмент управления бизнес-процессами. Он позволяет оптимально использовать ресурсы компании, оценивать экономическое состояние предприятия, планировать дальнейшую работу.
Сегодня большинство компаний пользуются автоматизированными системами ведения и управлению бюджетом . Специальные программы снижают количество ошибок, сокращают время на расчеты и облегчают труд сотрудников финансовых отделов предприятия и центров финансовой ответственности (ЦФО).
Перед тем, как составить БДР, нужно сформировать и систематизировать локальные бюджеты компании – производственный, управленческий, бюджет продаж, бюджет затрат и т.д. БДР выступает документом, обобщающим все эти данные.
Основная цель БДР – учёт и прогноз финансового состояния организации. Это итоговая часть бюджета предприятия, вершина айсберга, основание которого – показатели всех бюджетов компании по всем направлениям.
Рассмотрим поэтапно, как формируется БДР.
Этап 1. Расчет расходов
Без расходов нет доходов. Руководствуясь этой простой истиной, финансовые отделы любой компании, первоочередное внимание уделяют именно затратам.
Что входит в расходную часть:
- производственные затраты;
- коммерческие расходы;
- управленческие;
- зарплата и налоги;
- другие расходы.
Детализация расходных статей зависит от целей и возможностей компании. Понятно, что чем подробнее учитываются затраты, тем яснее экономическая ситуация, в которой находится конкретный объект.
Этап 2. Расчет доходов
Доходы – это все поступления в активы компании.
Сюда относятся:
- выручка от продаж;
- доход от услуг;
- доходы от аренды;
- внереализационные доходы – проценты по займам, компенсации и другие поступления, не связанные напрямую с реализацией основной продукции.
У каждого предприятия свои источники доходов, так что детали зависят от профиля и специфики компании.
Этап 3. Определение прибыли
Прибыль – положительная разница между доходами и расходами. Если разница будет отрицательной, это уже не прибыль, а убыток . Это значит, предприятие работает в минус, и нужны кардинальные изменения в производственных и всех прочих процессах.
Этап 4. Планирование прибыли
Поскольку прибыль – главный источник финансирования предприятия, вся его деятельность направлена на сохранение и увеличение оборотного капитала . Деньги, вложенные в производство, должны возвращаться как можно быстрее – эту задачу и решает профессиональное планирование прибыли.
Другая цель планирования – получить максимум выгоды при минимальных затратах, но не за счёт потери качества, а за счёт рациональной организации труда и снижения сопутствующих затрат.
При этом удовлетворяются главные потребности компании:
- выплата зарплаты и стимулирование сотрудников;
- накопление средств на модернизацию и расширение производства;
- выплата по обязательствам, а также инвесторам и собственникам компании;
- увеличение рентабельности предприятия;
- повышение конкурентоспособности.
Опять же, на точность прогноза напрямую влияет максимально подробная детализация расходов и доходов компании.
Этап 5. Составление отчета
Составить грамотный и объективный отчёт могут только профессионалы. Если вы – руководитель компании и сомневаетесь в компетентности своих сотрудников ЦФО, то наилучший вариант – делегировать бюджетирование квалифицированной компании-аутсорсеру.
Сторонние специалисты не только составят подробный БДР, но и при необходимости предоставят . Возможно, на это уйдёт больше времени, но и результат будет более объективным.
4. Как составляется БДДС – 5 главных этапов
В целом составление БДДС похоже на формирование БДР, но есть определённые нюансы.
Как я уже говорил, здесь учитываются только денежные поступления и траты, которые отражаются в финансовых документах.
Этап 1. Установка остатка денежных средств
Для начала нужно установить обязательный минимальный остаток средств. Величина этого показателя зависит от специфики деятельности фирмы и вероятности наступления непредвиденных ситуаций. На финансовом языке это называется «конечное сальдо ».
Этап 2. Определение доходной части
Составление доходной части бюджета основывается на бюджете продаж и поступлений от инвестиций, дивидендов и процентов.
Есть два варианта сбора информации:
- Снизу – вверх , когда планы материальных поступлений исходят от различных отделов и после этого сводятся в единый отчёт;
- Сверху – вниз , когда документы утверждаются центральной финансовой службой компании и после этого доводятся до руководителей отделов.
Этап 3. Составление расходной части
Расходную часть составляют на базе прямых затрат – расходов на оплату труда, сырьё, накладных, производственных, общехозяйственных расходов. Сюда же входят затраты на инвестиции и прочие финансовые операции возврата займов, процентов и дивидендов инвесторам.
Этап 4. Расчет чистого денежного потока
Чистый денежный поток (иногда используют англоязычный термин Cash Flow ) рассчитывается по формуле и показывает разницу между положительным и отрицательным балансом на конкретный промежуток времени. Этот показатель характеризует текущий финансовый статус предприятия и определяет его перспективы.
Когда расходная часть бюджета превышает доходную, возникает ситуация, которую называют «кассовый разрыв ». Итоговое сальдо при этом становится отрицательным. В таких случаях принимают меры по устранению минуса – урезают затраты или (в крайнем случае) используют заёмные и резервные средства для дальнейшего ведения бизнеса.
Предприятия, которые не могут устранить отрицательное сальдо в течение длительного периода, движутся к банкротству . Именно в таких компаниях появляются задержки зарплат, долговые обязательства не выполняются, кредиторы наседают, а прибыли не покрывают текущих расходов.
Этап 5. Корректировка и утверждение
Заключительная стадия – корректировка бюджета в соответствии с текущими экономическими реалиями и его утверждение руководителями предприятия. Утверждённый бюджет – это официальный документ, которым руководствуется весь персонал компании, но в первую очередь – руководители ЦФО.
5. Где получить помощь при составлении БДР и БДДС – обзор ТОП-3 компаний по предоставлению услуг
Формирование БДР и БДДС – ответственная работа, которой должны заниматься опытные и квалифицированные сотрудники.
Если таковых нет на вашем предприятии или вашим специалистам не хватает знаний, есть смысл пригласить сторонние организации. Они выполнят эту работу профессионально, компетентно и полноценно, используя современное программное обеспечение.
Эксперты нашего журнала изучили рынок и выбрали тройку наиболее надёжных и привлекательных в плане стоимости услуг компаний.
«ИТАН» – это актуальные системы бюджетирования коммерческих объектов на основе 1С . Основное направление деятельности – постановка, внедрение и автоматизация финансового планирования на предприятии заказчика, организация управленческого учёта, консолидация финансовой информации для крупных холдингов и компаний с разветвлённой сетью филиалов.
Компания создана в 1999 году. Среди достижений – разработка универсальных и интегральных решений на основе платформы 1С. С каждым годом уникальные продукты компании совершенствуются, становятся более простыми и удобными в управлении. Миссия «ИТАН» - способствовать повышению продуктивности финансового управления предприятий.
Продажа и внедрение в практику программных продуктов 1С . Направления деятельности – бюджетирование, бухгалтерский, складской и производственный учёты, продажи, документооборот.
В компании работает 56 высококвалифицированных и опытных специалистов. Предусмотрена финансовая ответственность сотрудников за результат. За последний год у фирмы появилось 250 новых клиентов. Ещё одно преимущество – столичное качество при региональных ценах. У GOODWILL множество готовых проектов в сфере автоматизации финансового, складского, управленческого учёта.
3) Первый БИТ
Компанию «Первый БИТ» основали в 1997 году несколько молодых и амбициозных специалистов по экономике и прикладной математике. Главное направление деятельности организации – развитие бизнеса на основе актуальных IT-технологий. Сейчас у компании 80 офисов в России, странах ближнего и дальнего зарубежья.
«Первый БИТ» выполнит автоматизацию предприятия по всем необходимым направлениям, включая бюджетирование и управленческий учёт. 2500 тысячи клиентов уже выбрали программные продукты и услуги компании.
6. Как не допустить превышения расходов бюджета над его доходами – 3 полезных совета
Вести бюджет профессионально – значит, постоянно отслеживать финансовый результат деятельности. Одна из целей бюджетирования – не допустить превышения расходов над доходами.
Как этого добиться? Применяйте на практике экспертные советы.
Совет 1. Дисциплинируйте персонал в сфере использования денежных средств
Финансовая дисциплина – основа рационального распределения материальных активов предприятия.
Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) - документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.
Существенная составляющая системы контроля - контроль казначейского исполнения бюджета, то есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в БДДС. Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер . Руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, он определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета.
Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.
Планирование денежных потоков на текущий месяц нужно начинать с общего плана бюджета движения денежных средств, пример которого представлен в табл. 1.
В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:
В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.
|
Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб. |
||||||
|
Статья |
Контрагент |
Задолженность на 1-е число |
Начисления/ |
Бюджет |
Задолженность на 31-е число |
|
|
Остаток на начало периода |
||||||
|
На расчетном счете |
||||||
|
Поступления от продаж |
||||||
|
Розничные продажи |
||||||
|
Оптовые продажи |
||||||
|
Прочие поступления |
||||||
|
Расходы от операционной деятельности |
||||||
|
Оплата поставщикам |
||||||
|
Оплата поставщикам |
ООО «Альфа» |
|||||
|
Оплата поставщикам |
ООО «Омега» |
|||||
|
Операционные затраты |
||||||
|
Выплата зарплаты |
||||||
|
Окладная часть |
Сотрудники |
|||||
|
Сотрудники |
||||||
|
Затраты на персонал |
||||||
|
ООО «Такси» |
||||||
|
ООО «Экспресс» |
||||||
|
Медицинский осмотр |
Поликлиника № 1 |
|||||
|
Затраты на содержание здания |
||||||
|
Аренда помещений |
ООО «Терем» |
|||||
|
Аренда помещений |
ООО «Теремок» |
|||||
|
Коммунальные расходы |
Горводоканал |
|||||
|
Коммунальные расходы |
ТеплоЭлектроСтанция |
|||||
|
ЧОП «Добрыня» |
||||||
|
Налоги в бюджет |
||||||
|
НДС к оплате |
||||||
|
Налог на прибыль |
||||||
|
Налог на имущество |
||||||
|
Налоги с зарплаты |
||||||
|
Итого поток от операционной деятельности |
||||||
|
Поток от финансовой деятельности |
||||||
|
Привлечение кредитов |
||||||
|
Гашение кредитов |
||||||
|
Оплата процентов по кредитам |
||||||
|
Поток от инвестиционной деятельности |
||||||
|
Доход от продажи ОС |
||||||
|
Покупка ОС |
||||||
|
Ремонт ОС |
ИП Иванов П. А. |
|||||
|
Чистый поток от деятельности |
||||||
|
Остаток на конец периода |
||||||
Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки , бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.
В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц . При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.
Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс . руб . (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.
Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств , которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.
Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.
План поступления выручки от розничного и оптового направления формируется по разным принципам. Поступления от оптовых клиентов легко спрогнозировать через отсрочку платежа. Для этого воспользуемся штатным отчетом «Валовая прибыль », который находится в блоке «Продажи» закладки «Отчеты» на панели инструментов Excel (рис. 1).
Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:
|
Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек |
||
|
Покупатель |
По дням |
Стоимость продажи, руб. |
|
ООО «Горизонт» |
||
|
ООО «Домовой» |
||
|
ИП Борисов А. Г. |
||
|
ИП Осинцев А. Н. |
||
|
ИП Осипов А. Ю. |
||
|
ИП Пинюга И. Г. |
||
|
ИП Полуэктов Д. А. |
||
|
ИП Ловцова Н. В. |
||
|
ИП Хоменко А. В. |
||
Скопируем полученный отчет в Excel и дополним необходимыми нам данными: добавим отсрочку оплат и рассчитаем срок оплаты как сумму двух столбцов: Дата продажи + Отсрочка платежа (табл. 3).
|
Таблица 3. Расчет даты оплаты от даты продажи и предоставленной отсрочки платежа |
||||
|
Покупатель |
Дата продажи |
Стоимость продажи, руб. |
Отсрочка платежа, дн. |
Дата оплаты |
|
ООО «Горизонт» |
||||
|
ООО «Домовой» |
||||
|
ИП Борисов А. Г. |
||||
|
ИП Осинцев А. Н. |
||||
|
ИП Осипов А. Ю. |
||||
|
ИП Пинюга И. Г. |
||||
|
ИП Полуэктов Д. А. |
||||
|
ИП Ловцова Н. В. |
||||
|
ИП Хоменко А. В. |
||||
Теперь сгруппируем даты оплат по неделям с помощью сводной таблицы:
В появившемся окне «Список полей сводной таблицы » зададим ее вид (рис. 7):
|
Таблица 4. Первоначальный вид сводной таблицы |
|
|
Дата оплаты |
Оплаты, руб. |
|
Общий итог |
|
|
Таблица 5. Итоговый вид сводной таблицы |
|
|
Дата оплаты |
Оплаты, руб. |
|
04.07.2016–10.07.2016 |
|
|
11.07.2016–17.07.2016 |
|
|
18.07.2016–24.07.2016 |
|
|
25.07.2016–31.07.2016 |
|
|
Общий итог |
|
Теперь сделаем прогноз поступления денежных средств в розничном направлении . Здесь есть два важных момента, которые нужно учесть при планировании денежного потока:
Составим подневной план продаж в розничных магазинах , на основе которого сформируем план инкассации на расчетный счет . Разбить месячный план по дням недели можно в пропорции прошлого месяца или аналогичного месяца прошлого года, что более желательно, так как в этом случае мы сможем учесть и месячную сезонность продаж.
При использовании данных за прошлый год нужно делать сопоставление не по датам, а по дням недели. Так, 01.07.2016 приходится на пятницу, в 2015 г. первая пятница июля была 3 июля. Следовательно, для выведения пропорций сезонности нам нужно взять продажи с 3 июля по 02.08.2015. То есть чтобы получить дату прошлого года, аналогичную дню недели этого года, нужно отнять 364 дня (ровно 52 недели).
В таблице 6 представлена разбивка плана продаж по дням и план инкассации по дням недели и с группировкой по неделям. В итоге видим следующее: так как последние дни июля приходятся на выходные, план поступления денежных средств отличается от плана продаж на 75 тыс . руб . Прочие поступления в нашем бюджете - это доход от субаренды , которая должна быть оплачена до 10-го числа каждого месяца согласно договору аренды. Поэтому ставим эти поступления на вторую неделю.
Таблица 6. План поступления выручки от розничных продаж на расчетный счет, руб.
|
День недели |
Дата прошлого года |
Выручка прошлого года |
Дата текущего года |
Выручка текущего года |
Инкассация |
Итого за неделю |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Воскресенье |
||||||
|
Понедельник |
||||||
|
Воскресенье |
||||||
|
Понедельник |
||||||
|
Воскресенье |
||||||
|
Понедельник |
||||||
|
Воскресенье |
||||||
|
Понедельник |
||||||
|
Воскресенье |
||||||
|
Итого |
1 000 000 |
Мы сформировали план поступления денежных средств по неделям. Теперь разнесем в БДДС обязательные платежи (в табл. 7 выделены цветом):
Все прочие платежи в предстоящем месяце сразу относим на последнюю неделю (когда сможем пополнить оборотные активы за счет нового кредита, получение которого намечено на 25 июля).
В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс . руб ., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.
Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.
|
Таблица 7. Понедельное планирование оплат, руб. |
||||||||
|
Статья |
Контрагент |
Срок оплат |
Бюджет на месяц |
|||||
|
Остаток на начало периода |
||||||||
|
На расчетном счете |
||||||||
|
Поступления от продаж |
1 105 000 |
|||||||
|
Розничные продажи |
||||||||
|
Оптовые продажи |
||||||||
|
Прочие поступления |
До 10-го числа |
|||||||
|
Расходы от операционной деятельности |
1 117 700 |
|||||||
|
Оплата поставщикам |
||||||||
|
Оплата поставщикам |
ООО «Альфа» |
|||||||
|
Оплата поставщикам |
ООО «Омега» |
|||||||
|
Операционные затраты |
||||||||
|
Выплата зарплаты |
||||||||
|
Окладная часть |
Сотрудники |
Зарплата - до 10-го числа, аванс - до 25-го числа |
||||||
|
Сотрудники |
До 15-го числа |
|||||||
|
Затраты на персонал |
||||||||
|
ООО «Такси» |
||||||||
|
ООО «Экспресс» |
||||||||
|
Медицинский осмотр |
Поликлиника № 1 |
|||||||
|
Затраты на содержание здания |
||||||||
|
Аренда помещений |
ООО «Терем» |
До 10-го числа |
||||||
|
Аренда помещений |
ООО «Теремок» |
До 10-го числа |
||||||
|
Коммунальные расходы |
Горводоканал |
До 25-го числа |
||||||
|
Коммунальные расходы |
ТеплоЭлектроСтанция |
До 25-го числа |
||||||
|
ЧОП «Добрыня» |
До 20-го числа |
|||||||
|
Налоги в бюджет |
||||||||
|
НДС к оплате |
До 25-го числа |
|||||||
|
Налог на прибыль |
До 28-го числа |
|||||||
|
Налог на имущество |
До 30-го числа |
|||||||
|
Вместе с зарплатой |
||||||||
|
Налоги с зарплаты |
До 15-го числа |
|||||||
|
Итого поток от операционной деятельности |
–12 700 |
–15 000 |
–63 993 |
–225 860 |
||||
|
Поток от финансовой деятельности |
–25 000 |
–250 000 |
–25 000 |
|||||
|
Привлечение кредитов |
После 25-го числа |
|||||||
|
Гашение кредитов |
До 22-го числа |
|||||||
|
Оплата процентов по кредитам |
До 22-го числа |
|||||||
|
Поток от инвестиционной деятельности |
–10 000 |
–10 000 |
||||||
|
Доход от продажи ОС |
||||||||
|
Покупка ОС |
||||||||
|
Ремонт ОС |
ИП Иванов П. А. |
|||||||
|
Чистый поток от деятельности |
–47 700 |
–15 000 |
–55 879 |
–88 993 |
||||
|
Остаток на конец периода |
||||||||
Теперь рассмотрим разные способы получения месячного плана БДДС . Если компания небольшая и контрагентов мало, то экономист в состоянии самостоятельно спланировать предстоящие оплаты на месяц. Достаточно собрать текущую задолженность перед поставщиками и подрядчиками на счетах 60, 76 и проанализировать ежемесячные начисления по всем контрагентам.
В нашем примере всего два поставщика товаров и девять подрядчиков и поставщиков услуг (см. табл. 7), бoльшая их часть ежемесячно выставляет одни и те же счета (аренда, охрана, коммунальные платежи и услуги такси). Понятно, что спрогнозировать оплаты по ним достаточно легко. Сложность может возникнуть только в планировании налогов. Значит, нужно обратиться за помощью к главному бухгалтеру, так как он отвечает за своевременные оплаты налогов.
На крупных предприятиях правильно спланировать бюджет по всем статьям расходов одному экономисту тяжело, поэтому в таких компаниях обычно все статьи расходов закрепляются за ответственными сотрудниками, так называемыми распорядителями статей бюджета . Именно они занимаются планированием оплат, а затем предоставляют в финансовую службу заявки на оплату по счетам. Чтобы вам было проще собрать общий бюджет на основе бюджетов, поданных распорядителями, лучше разработать единый формат бюджета , который они должны заполнять.
В таблице 8 представлена форма бюджета распорядителя блока затрат по содержанию здания, из которой легко перенести данные в общую форму БДДС. Если статей в БДДС много, то лучше ввести код статьи. Тогда с помощью функции СУММЕСЛИМН() вы сможете автоматически переносить данные из бюджетов контролера в общий бюджет.
|
Таблица 8. Форма бюджета распорядителя статей затрат |
||||||
|
Статья/Контрагент |
Крайний срок оплаты (если есть) |
Задолженность на 1-е число, руб. |
Затраты на текущий месяц, руб. |
Бюджет для оплаты, руб. |
Задолженность на 31-е число, руб. |
|
|
Аренда помещений |
||||||
|
ООО «Терем» |
До 10-го числа |
|||||
|
ООО «Теремок» |
До 10-го числа |
|||||
|
Коммунальные расходы |
||||||
|
Горводоканал |
До 25-го числа |
|||||
|
ТеплоЭлектроСтанция |
До 25-го числа |
|||||
|
Охрана |
||||||
|
ЧОП «Добрыня» |
До 20-го числа |
|||||
Нужно учитывать несколько моментов, касающихся разработки форм:
Рассмотрим, как реализовать эти требования, используя возможности Excel.
Для защиты ячеек от редактирования нажмите кнопку «Защитить лист » на вкладке «Рецензирование ». Обратите внимание, что по умолчанию Excel защитит все ячейки листа от изменений, а нам нужно, чтобы распорядители не испортили результирующие строки. Поэтому следует снять защиту с ячеек, в которых распорядителям разрешено вносить изменения. Снять защиту с ячейки можно в меню «Формат ячейки » на вкладке «Защита » (рис. 10).
Контролеру разрешено изменять количество строк (добавлять и удалять), поэтому при установке защиты листа не забудьте отметить галочками «вставку строк» и «удаление строк» (рис. 11). Обязательно задайте пароль на снятие защиты. Иначе сотрудники, знающие, как работать с защитой листа, легко обойдут это ограничение.
Главное правило при разработке бюджета произвольной длины: всегда использовать функцию СУММ() . Применение этого правила не всегда гарантирует, что в результирующие строки попадут все данные. На рисунке 12 приведен пример, когда контролер бюджета добавил новую строку в конец блока «Аренда помещений» (вполне логично с его точки зрения), но в итоговую формулу она не попала.
Выход из данной ситуации : между всеми блоками затрат вставляем строку и включаем ее в формулу суммирования (для распознавания обязательно выделяем строку каким-либо цветом). Для пользователя эта строка станет своего рода разделителем между группами затрат, и он всегда будет добавлять новые строки именно перед ней (рис. 13).
Следующий этап управления финансами - сбор заявок на оплату и ведение ежедневного платежного календаря.
Грамотная разработка бюджетов для контролера статей затрат позволит частично автоматизировать сбор планового БДДС на месяц, что ускорит процесс его подготовки и сократит влияние человеческого фактора при консолидации данных из разных источников.
Если плановый бюджет на месяц сведен с профицитом, это не означает, что в середине месяца не будет дефицита бюджета (ситуация наиболее вероятна в месяц погашения крупной суммы кредита). Поэтому крайне важно составлять не только месячный, но и понедельный прогноз движения денежных средств, чтобы заранее знать о возможных провалах в бюджете и грамотно спланировать платежи во избежание таких проблем.
В Excel удобно проверять исполнение годового бюджета, сравнивая план и факт, но для этого надо перенести реальные цифры из «1С» или другой бухгалтерской программы. Ручной ввод данных может привести к ошибкам. Избежать их поможет специальный шаблон для сбора фактических цифр из оборотно-сальдовой ведомости. Вы можете готовый файл
26.10.2011Как работать с файлом. Шаблон включает три рабочих листа: «БДР» (бюджет доходов и расходов), «Факт» (оборотно-сальдовая ведомость, экспортированная из учетной системы и адаптированная для сбора данных) и «Условия» (вспомогательный лист, задающий правила сопоставления аналитических признаков плановых и фактических данных).
На листе «БДР» отражается бюджет доходов и расходов компании, сюда же переносится информация о его фактическом исполнении из оборотно-сальдовой ведомости. По горизонтали в графах бюджета отражены реквизиты заказов: название и номер (должны быть уникальными для корректной работы шаблона), даты начала и окончания работы, план финансирования. За реквизитами приводятся плановые и фактические помесячные данные, факт нарастающим итогом по состоянию на отчетный период и ожидаемый факт за год. По вертикали идут статьи затрат: фонд оплаты труда (ФОТ), взносы от ФОТ, материалы и услуги, прочие расходы, затраты итого, а также выручка с НДС, себестоимость, прибыль, НДС.
Как перенести данные. В готовом файле источником служат две оборотно-сальдовые ведомости за месяц - по счетам 20 «Основное производство» и 90 «Продажи». Обе сформированы в «1С:Бухгалтерия 8.1». Все что нужно сделать - сохранить их в формате Excel, выделить таблицы, исключая заголовки и итоговые строки, и перенести их на лист «Факт». Перенести данные можно и из другой программы, если она поддерживает функцию выгрузки в Excel.
Прежде чем перенести исходные данные на лист «БДР», необходимо обеспечить сопоставимость бухгалтерской и бюджетной аналитики. А именно для каждой строки оборотно-сальдовой ведомости проставить специальные метки в таблице «Дополнительные признаки», расположенной слева от ведомости, на том же листе «Факт». В первом столбце таблицы пишут порядковый номер фактического месяца. Вручную вводится значение только в первую ячейку диапазона, а затем его можно «протянуть» до конца оборотной ведомости за выбранный месяц. Остальные столбцы заполняются автоматически, понадобится лишь скопировать существующие формулы.
Ежемесячно, после окончания очередного отчетного периода, оборотно-сальдовые ведомости добавляются на лист «Факт» и сопровождаются метками в таблице «Дополнительные признаки». В соответствии с шаблоном фактические данные об исполнении бюджета доходов и расходов вносятся на место плановых в «БДР»на момент сбора факта. Чтобы обновить бюджет информацией о его фактическом исполнении за истекший месяц, надо скопировать формулы на нужный период и заменить в заголовке соответствующего столбца слово «План» на «Факт».
Пример бюджета движения денежных средств в Excel, с помощью которого можно оперативно управлять ликвидностью и прогнозировать дефицит денежных средств компании. Источником информации служит бюджет доходов и расходов.
Чтобы понять, хватит ли моей компании денег до конца квартала, я использую «легкий» бюджет движения денежных средств. Пример в Excel мы разберем далее.
Бюджет движения денежных средств я строю косвенным методом на основе бюджета доходов и расходов (БДР), добавив несколько ключевых показателей. Применяю косвенный метод. о мой подход отличается двумя моментами. Первый - формирую не полный БДДС, а только по тем статьям, которые значительно меняются. Для классического косвенного метода нужен плановый баланс. Как его сделать, этот метод не рассматривает. Поэтому второй момент заключается в том, что я вычисляю нужные статьи баланса через оборачиваемость. При этом использую БДР в качестве источника информации. Далее опишу последовательность формирования «легкого» бюджета движения денежных средств и рассмотрю пример в Excel.
БДДС можно собрать двумя методами: прямым и косвенным. Суть первого заключается в подсчете всех планируемых поступлений и выбытий денежных средств на основе учетных записей компании, то есть данный подход вынуждает произвести сплошной учет, из-за этого он трудоемок. Второй метод позволяет собрать БДДС через БДР и баланс.
Классическое построение бюджета движения денежных средств косвенным методом производится в четыре шага.
Шаг 1. По данным отчетности (форма 2 «Отчет о прибылях и убытках») определяется чистая прибыль компании.
Шаг 2. К чистой прибыли добавляются суммы статей затрат, не вызывающих в реальности движение денежных средств (амортизация, при наличии резервы под потери, отпуска и т. д.). Как правило, амортизация и резервы не выделены отдельными строками в отчете о прибылях и убытках, их значения определяются из расшифровок этих статьей отчета.
Шаг 3. Вычитаются (прибавляются) любые увеличения (уменьшения), произошедшие в статьях текущих активов, за исключением статьи «Денежные средства».
Шаг 4. Прибавляются (вычитаются) любые увеличения (уменьшения), произошедшие в статьях краткосрочных обязательств, не требующих процентных выплат.
Сначала денежный поток я детализирую в трех разрезах: поток от операционной деятельности, инвестиционной и финансовой. При этом разделы «легкого» бюджета движения денежных средств будут содержать не все статьи классического косвенного метода. Так, например, раздел «Операционная деятельность» состоит из статей: «Чистая прибыль», «Недежные корректировки (амортизация)», «Изменение оборотного капитала»; «Инвестиционная деятельность» содержит одну статью - «Инвестиции»; «Финансовая деятельность» тоже состоит из единственной статьи «Займы и кредиты». По строке «Займы и кредиты» будут отражаться суммы полученных займов и кредитов, а также их погашение. Также с помощью этой строки я определяю будущую потребность компании в денежных средствах, которые необходимы на покрытие кассовых разрывов (все расчеты, а также пример бюджета движения денежных средств в Excel вы сможете скачать по ссылке в конце статьи).
Формирование «легкого» бюджета денежных средств косвенным методом начинается с операционной деятельности. Для подсчета денежного потока нужны данные: чистая прибыль, неденежные корректировки и изменение оборотного капитала. Показатель чистой прибыли я беру из БДР (табл. 1). Неденежные корректировки - это все расходы и доходы, которые не подразумевают оттока и притока денежных средств. Я учитываю только амортизацию. Остальные неденежные операции (резервы по потерям, отпускам, взаимозачеты) отражаются как в БДР, так и в балансе, и при подсчете денежного потока через БДР и баланс по ним получится нулевой результат. Поэтому их я не включаю в расчеты.
Таблица 1. Форма отчета БДР, руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реализация |
||||||||
|
Себестоимость |
||||||||
|
Маржинальная прибыль |
||||||||
|
Заработная плата |
||||||||
|
Маркетинг |
||||||||
|
Постоянные расходы |
||||||||
|
Амортизация |
||||||||
|
Проценты |
||||||||
|
Налог на прибыль |
||||||||
|
Чистая прибыль |
Расчет оборотного капитала по фактическим данным. Для любого планирования нужна отправная точка - то, что нам уже известно, то есть факт. Поэтому сперва я анализируют факт. Данные беру из баланса. Затем приступаю к планированию. Значение оборотного капитала вычисляю по упрощенной формуле чистого оборотного капитала . Не беру те активы и пассивы, которые несущественно связаны с операционной деятельностью, а значит, слабо влияют на его значение:
ОК = Зап + ДЗ + ДС – КЗ (1)
где ОК - оборотный капитал;
Зап - запасы, в том числе незавершенное производство и запасы готовой продукции;
ДЗ - дебиторская задолженность;
ДС - денежные средства и их эквиваленты;
КЗ - кредиторская задолженность.
Отмечу, что каждое слагаемое можно разложить на составные части. Например, запасы - на запасы сырья, готовой продукции и незавершенное производство. Но, как правило, составные части ведут себя идентично совокупности. Поэтому определите ценность такого разделения, чтобы не усложнять расчеты. В этом примере я делить не буду. Если деятельность не связана с наличными средствами и инкассацией, нет денег в пути, то из формулы можно исключить денежные средства (при расчете значений оборачиваемостей в примере денежные средства исключены, так как их величина незначительна. - Прим. автора.).
Таблица 2. Баланс, руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
|||
|---|---|---|---|---|
|
Внеоборотные активы |
||||
|
Основные средства и НМА |
||||
|
Прочие активы |
||||
|
Оборотные активы |
||||
|
Дебиторская задолженность |
||||
|
Денежные средства |
||||
|
ИТОГО АКТИВЫ |
||||
|
Уставный капитал |
||||
|
Нераспределенная прибыль |
||||
|
Долгосрочные обязательства |
||||
|
Заемные средства |
||||
|
Краткосрочные обязательства |
||||
|
Кредиторская задолженность |
||||
|
ИТОГО ПАССИВЫ |
Подставляю в формулу (1) данные из баланса (см. в табл. 2 на стр. 48). В результате получаю фактические значения оборотного капитала для каждого месяца III квартала:
ОК июл.15 = 684 289 + 764 136 – 51 200 = 1 397 225;
ОК авг.15 = 705 052 + 712 842 – 53 215 = 1 364 679;
ОК сен.15 = 924 126 + 798 321 – 54 987 = 1 667 460.
Определение оборачиваемости. Выявляю зависимость оборотного капитала от изменения активности компании. Для этого я его представляю через дни оборачиваемости по формуле:
ОК = Здн. × СС.ср.сут. + ДЗдн. × Реал.ср.сут. × 1,18 ДСдн. × Реал.ср.сут. – КЗдн. × СС.ср.сут. × 1,18 (2)
где Здн. - оборачиваемость запасов в днях;
СС.ср.сут. - среднесуточная себестоимость, т. е. себестоимость за период, поделенная на количество дней периода;
ДЗдн. - оборачиваемость дебиторской задолженности в днях;
Реал.ср.сут. - среднесуточная реализация, т. е. реализация за период, поделенная на количество дней периода;
ДСдн. - оборачиваемость денежных средств и их эквивалентов в днях;
КЗдн. - кредиторская задолженность.
1,18 - поправка на ставку НДС. Если надо применять разные ставки НДС, используйте в формулах средневзвешенную ставку НДС.
Пример
Закупаем сырье на сумму 150 млн рублей, НДС сверху. Из них 30 процентов сырья с НДС (10%), оставшиеся 70 процентов - с НДС (18%). Рассчитаем средневзвешенную ставку НДС.
1. 150 млн рублей × 30% = 45 млн рублей - определяем объем сырья, приобретенного компанией, с НДС (10%);
2. 45 млн рублей × 10/100 = 4,5 млн рублей - определяем сумму НДС (10%);
3. 150 млн рублей – 45 млн рублей = 105 млн рублей - объем сырья с НДС (18%);
4. 105 млн рублей × 18/100 = 18,9 млн рублей - сумма НДС (18%);
5. 4,5 млн рублей + 18,9 млн рублей = 23,4 млн рублей - общая сумма НДС;
6. 23,4 × 100/150 = 15,6 процента - средневзвешенная ставка НДС.
В формуле (2) интересуют значения Здн., ДЗдн., ДСдн., КЗдн. Они необходимы для того, чтобы на основании данных фактического периода (III квартал 2015 года) рассчитать оборотный капитал на будущий период (IV квартал 2015 года). Вычисляю данные значения, используя формулы:
Теперь сделаю расчет за фактический и плановый периоды. Данные возьму из БДР (табл. 1) и баланса (табл. 2):
Реал.ср.сут. июл.15 = Реализация за июл.15 (табл. 1) / 31 = 10 295 478 / 31 = 332 112;
СС.ср.сут. июл.15 = Себестоимость за июл.15 (табл. 1) / 31 = 5 683 774 / 31 = 183 348;
Здн. июл.15 = Зап июл.15 (табл. 2) / СС.ср.сут. июл.15 = 684 289 / 183 348 = 3,7;
ДЗдн. июл.15 = ДЗ июл.15 (табл. 2) / (Реал.ср. сут. июл.15 × 1,18) = 764 136 / (332 112 × 1,18) = 1,9;
КЗдн. Июл.15 = КЗ июл.15 (табл. 2) / (СС.ср.сут. июл.15 × 1,18) = 51 200 / (183 348 × 1,18) = 0,2
Аналогично рассчитываются значения показателей за август, сентябрь 2015 года. Далее сведу все показатели в таблицу 3. Данные Здн., ДЗдн., КЗдн. за три фактических месяца усредняю (табл. 3, столбец 5) и буду использовать как плановые показатели для следующего квартала (табл. 3, столбцы 6–8). Оборачиваемость денежных средств учитывать не буду, так как их размер в примере минимален, в других случаях нужно использовать формулу (5). Если в дебиторскую задолженность входят выданные авансы, то их нужно считать отдельно, в знаменателе будет среднесуточная себестоимость. При наличии в кредиторской задолженности полученного аванса, его тоже надо учесть отдельно, в знаменателе - среднесуточная реализация.
Таблица 3. Расчет значений оборачиваемости
|
Наименование показателя |
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Средние значения оборачиваемостей |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реал.ср.сут., руб. |
|||||||
|
СС.ср.сут. , руб. |
|||||||
|
Здн., дней |
(3,7 + 3,5 + 3,5) / 3 = 3,6 |
||||||
|
ДЗдн., дней |
(1,9 + 1,8 + 1,8) / 3 = 1,8 |
||||||
|
КЗдн., дней |
(0,2 + 0,2 + 0,2) = 0,2 |
Расчет изменения оборотного капитала. Начну с вычисления величины запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей, то есть рассчитаю на будущий период составляющие формулы (1) оборотного капитала. Для этого использую обратные формулы:
Зап = СС.ср.сут. × Здн. (7)
ДЗ = Реал.ср.сут. × 1,18 × ДЗдн. (8)
КЗ = СС.ср.сут. × 1,18 × КЗдн. (9)
Произведу расчет на основании данных таблицы 3 (столбцы 6–8).
Зап окт.15 = СС.ср.сут. окт.15 × Здн.окт.15 = 271 000 × 3,6 = 975 600;
ДЗ окт.15 = Реал.ср.сут. окт.15 × 1,18 × ДЗдн.окт.15 = 381 211 × 1,18 × 1,8 = 809 692;
КЗ = СС.ср.сут. окт.15 × 1,18 × КЗдн. окт.15 = 271 000 × 1,18 × 0,2 = 63 956.
Аналогично рассчитаю показатели для ноября и декабря 2015 года. Обобщу все расчеты в таблице 4. Теперь, подставляя в формулу (1) необходимые значения из таблицы 4, вычислю оборотный капитал и его изменение.
Таблица 4. Расчет величины запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей для IV квартала 2015 года, руб.
Изменение оборотного капитала представляет собой разницу между значениями расчетного месяца и предыдущего. Полученные данные обобщу в таблице 5. Положительное значение при изменении оборотного капитала говорит о вливании денежных средств в него.
Определение величины операционного денежного потока. Зная чистую прибыль, неденежные корректировки и изменение оборотного капитала, вычислю операционный денежный поток:
ОДП = ЧП + А - ∆ОК (10)
где ОДП - операционный денежный поток;
ЧП - чистая прибыль;
А - амортизация;
∆ОК - изменение значения оборотного капитала за период.
ОДП окт.15 = ЧП окт.15 (табл. 2) + А окт.15 (табл. 2) – ∆ОК окт.15 (табл. 5) = 49 342 + 130 819 – 53 876 = 126 285.
Аналогично рассчитаю значения ноября и декабря 2015 года.
Свой пример бюджета денежных средств в Excel дополню расходами по инвестиционной деятельности (200 000 руб.) в каждом месяце IV квартала. И вычислю дефицит/профицит денежных средств (разница между операционным денежным потоком и инвестициями), который покажет, сколько средств нужно привлечь или их излишек. Результаты вычислений представлены в таблице 6. В примере получился отрицательный результат, который вынуждает привлечь денежные средства на его покрытие.
Таблица 6. Профицит/дефицит денежных средств, руб.
Полученными данными заполняю форму «легкого» БДДС. В результате получится бюджет движения денежных средств, пример в Excel показан в таблице 7.
Таблица 7. «Легкий» бюджет движения денежных средств пример в Excel (извлечение), руб.
|
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Чистая прибыль |
||||||||
|
Неденежные корректировки |
||||||||
|
Изменение оборотного капитала |
||||||||
|
Инвестиции |
||||||||
|
Займы и кредиты |
||||||||
|
ИТОГО денежный поток |
Скачать пример бюджета движения денежных средств в Excel, а также все исходные данные для его построения, можно по ссылке в конце статьи.
Таким образом, рассчитав на основе БДР всего три показателя оборачиваемости: запасов, дебиторской и кредиторской задолженностей и размер инвестиций, я могу прогнозировать дефицит или профицит денежных средств на каждый месяц планируемого периода.
Дополнение БДР расчетами оборачиваемостей. Можно вообще не формировать БДДС. Например, я ограничиваюсь тем, что дополняю БДР указанными расчетами, как представлено в таблице, которую можно скачать в конце статьи. Такой расчет удобно вести в Excel. Достаточно один раз настроить форму БДР с дополнительными расчетными статьями изменения оборотного капитала, и можно видеть всю картину состояния дел в компании в прошлом и обозримом будущем.
Кроме того, этот метод позволяет легко управлять плановой ликвидностью, достаточно поменять значения оборачиваемости - и тут же видно результат. Например, предположим, что с поставщиками сырья удалось договориться на отсрочку платежа в пять дней. Этому значению приравниваем оборачиваемость кредиторской задолженности (КЗдн.). В таблице 8 в IV квартале значение кредиторской задолженности 0,2 меняем на 5, при этом автоматически пересчитываются значения кредиторской задолженности, оборотного капитала и все последующие зависимые строки. В результате получается новое значение денежного потока для IV квартала. Как видно, при реализации данной стратегии компании уже в октябре 2015 года удастся высвободить почти 1,5 млн рублей из оборотного капитала и не потребуется привлечение заемных средств.
Таблица 8. Изменение кредиторской задолженности
|
Расчет денежного потока: |
значения показателей |
Август 2015 |
Сентябрь 2015 |
Октябрь 2015 |
Ноябрь 2015 |
Декабрь 2015 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Реализация среднесуточная (Реал.ср.сут.), руб. |
|||||||
|
Себестоимость среднесуточная (СС.ср.сут.), руб. |
|||||||
|
Оборачиваемость запасов (Здн.), дней |
|||||||
|
Оборачиваемость дебит. задолженности (ДЗдн.), дней |
|||||||
|
Оборачиваемость кредит. задолженности (КЗдн.), дней |
|||||||
|
Запасы, руб. |
|||||||
|
Дебиторская задолженность, руб. |
|||||||
|
Кредиторская задолженность, руб. |
|||||||
|
Оборотный капитал, руб. |
|||||||
|
Изменение оборотного капитала, руб. |
|||||||
|
Операционный денежный поток, руб. |
|||||||
|
Инвестиции, руб. |
|||||||
|
Дефицит/профицит денежных средств, руб. |
Подготовлено по материалам журнала
Чтобы обсудить статью, заходите в наши группы в соцсетях
