Деятельность любого предприятия (организации) начинается с подбора и оформления приема на работу сотрудников, поэтому необходимость кадровой службы не вызывает сомнения.
Подбор и оформление приема на работу сотрудников традиционно считается основной задачей кадровой службы. В книге рассмотрены варианты поиска и отбора кандидатов: внутренний резерв и внешний отбор. Большое значение в работе кадровой уделяется созданию оптимальных условий работы по подбору персонала.
Законодательные основы кадрового делопроизводства.
Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.
На основании Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона.
ОГЛАВЛЕНИЕ
К читателям
1. Основные направления работы кадровой службы
1.1. Ведение кадровой документации
1.1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства
1.1.2. Правила оформления кадровых документов
1.1.3. Хранение документов
1.2. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами
1.2.1. Кадровый резерв
1.2.2. Подбор персонала
1.2.3. Участие в аттестации
2. Кадровые документы
2.1. Документы, определяющие структуру и штат предприятия
2.1.1. Структура и штатная численность
2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка
2.2. Локальные нормативные акты
2.2.1. Положение о структурных подразделениях
2.2.2. Положение об оплате труда и премировании
2.2.3. Положение об обработке персональных данных работников
2.2.4 Должностные инструкции
2.2.5. Правила внутреннего трудового распорядка
2.3. Документы на прием, перевод, увольнение сотрудников
2.3.1. Трудовой договор
2.3.2. Изменение трудового договора
2.3.3. Приказы (прием, перевод, увольнение)
2.3.4. Личная карточка работника
2.3.5. Трудовая книжка
2.3.6. Личное дело работника
2.4. Коллективный договор и соглашение
2.5. Табель учета рабочего времени
2.6. Отпуск
2.6.1. Ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска
2.6.2. График отпусков
2.6.3. Отпуск без сохранения заработной платы
2.6.4 Оформление отпуска
2.7. Командировки
2.7.1. Служебное задание
2.7.2. Приказ о направлении в командировку
2.7.3. Командировочное удостоверение
2.7.4. Отчет о результатах командировки
2.8. Другие документы
2.8.1. О поощрении и наложении взысканий
2.8.2. Об особом режиме работы
2.8.3. О сокращении штата или численности
2.8.4. О трудовой деятельности работников
3. Регистрационные формы
3.1. Журналы учета и регистрации документов
3.2. Журналы проверок
3.3. Документы по специальному учету
3.4. Статистическая отчетность
4. Особенности оформления трудовых отношений в отдельных случаях
4.1. Совместительство
4.2. Совмещение профессий (должностей)
4.3. Замещение
4.4. Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы
4.5. Особенности регулирования труда отдельных категорий работников
4.5.1. Регулирование труда руководителей предприятия
4.5.2. Регулирование труда женщин-работниц
4.5.3. Регулирование труда несовершеннолетних сотрудников
4.5 4 Регулирование труда работников, совмещающих работу с обучением
5. Материальная ответственность
6. Работа с документами, относящимися к государственной, коммерческой и служебной тайне
6.1. Государственная тайна
6.2. Коммерческая тайна
6.3. Служебная тайна
7. Взаимодействие с трудовой инспекцией.
Документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».
Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
1 Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года.
2 Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
3 Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2010.
4 Басаков. М.И. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. Ростов н/Д: Феникс, 2009.
5 Басаков, М.И. Делопроизводство, Ростов - на-Дону Феникс 2007
6 Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник, М.: МЦФР 2006
7 Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе - М.: ИНФРА -М, 2011.
8 Деденко, А. Н. Основы делопроизводства - М: «Лебедь», 2004
9 Кирсанова, М.В.Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М 2009
10 Микушина, М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- СПб. Мысль, 2009.
11 Раицкая, Л.К., Коровина Л.В. Коммерческая корреспонденция и документация, М.: приор 2010
12 Рогожин, М.Ю. Все о кадровом учете на предприятии. И: Юстицинформ, 2011
13 Семенихин, В.В. Кадровый документооборот, И: Эскимо.С: Отдел кадров, 2010
14 Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству - М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное) 2006
15 Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство: конспект лекций. Учебное пособие, М.: Омега-Л 2007
16 Смирнова, Л.К., Крамар, Д.В., Кадровое дело: 100 рабочих ситуаций, 2012
17 Труханович, Л.В., Щур, Д.Л. Справочник по делопроизводству - И: Дело и Сервис, 2010
Страница
5
5. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство: Учебно-практическое пособие // Серия «Учебники и учебные пособия». Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2002.
6. Шекшня С.В., Ермошкин Н.Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. - М.: ЗАО «Бизнес-школа "Интел-Синтез», 2002.
7. Юрасов И.А. Философия управления персоналом в России на современном этапе. // Управление персоналом. 2004. № 18. С 48 – 51.
Занятие 2. Комплекс документов по регламентации управления персоналом (2 часа)
Цель занятия - изучение современной законодательной базы документирования деятельности по управлению персоналом.
Иметь представление о системе государственной и муниципальной службы в РФ, субъектах РФ;
Знать законодательные и нормативные акты, регламентирующие управление персоналом на современном этапе;
Знать состав кадровых документов, определенных законодательством и нормативными актами.
1. Разработайте устав организации.
2. Разработайте положение о персонале и охране труда.
3. Разработайте должностную инструкцию специалиста по управлению персоналом.
4. Составьте структуру и штатную численность организации.
5. Составьте штатное расписание организации.
Контрольные вопросы
1. Какие законодательные и нормативные акты регламентируют документирование кадровой деятельности в современных условиях?
2. Назовите основные виды документов, установленных в трудовом законодательстве.
3. Какова структура текстов Положения о службе управления персоналом и должностной инструкции?
4. Перечислите особенности документирования кадровой деятельности в государственных, муниципальных и негосударственных учреждениях.
5. Перечислите унифицированные формы кадровых документов.
Источники:
1. Трудовой кодекс РФ.
2. Закон РФ "Об основах государственной службы РФ".
3. Закон об акционерных обществах.
4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации.
Литература:
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М., 1999.
2. Книга работника кадровой службы: - М.: Экономика, 1988.
3. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство: Учебно-практическое пособие. - Ростов н/Д: Изд-во "Феникс", 2002.
4. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЭР, 2002.
5. Должностные инструкции транспортных организаций. - М.: Издательство «ПРИОР», 2002.
6. Кадры предприятия: 300 образцов должностных инструкций. М.: Дело и сервис, 2000.
Занятие 3. Планирование, прогнозирование и маркетинг персонала (2 часа)
Цель занятия - освоение процессов управления персоналом, его планирования, обучения, прогнозирование карьеры.
В результате выполнения заданий студенты должны:
Научиться анализировать кадровый потенциал организации, его численность, категорию, структуру;
Планировать набор и отбор персонала;
Планировать развитие карьеры в организации.
Задания для самостоятельной работы:
Задание 1
Изучите рынок труда по профессиям, интересующим организацию по следующим показателям:
Соотношения предложения и спроса на труд по интересующим профессиям;
Оплата и условия труда в конкурирующих фирмах;
Информация о фирмах, оказывающих услуги по обеспечению персоналом (биржи труда, агентства по трудоустройству).
Задание 2
Выберите наиболее оптимальные источники набора персонала в свою фирму:
Знакомые и сотрудники;
Бюро по трудоустройству, агентства труда, биржи труда;
Учебные заведения;
Инициативные обращения людей, желающих получить работу через объявления, данные фирмой;
Задание 3
Составьте текст объявления о наборе в свою фирму кандидатов на вакантные должности. При этом необходимо учесть, что рекламные объявления о приеме на работу должны содержать следующие виды информации:
О фирме, предлагающей работу;
О самой работе;
О важнейших требованиях, предъявляемых к кандидату;
О льготах и поощрениях;
Информацию о том, куда и к кому обращаться.
Задание 4
Проанализируйте представленные ниже объявления. Заполните таблицу, оценив каждый вид информации для каждого из шести объявлений: я – ясная; т – туманная; о – отсутствует. Как бы Вы объяснили неполноту информации в этих объявлениях?
Объявление № 1
Агенство недвижимости «С-Пб ДОМ»
Лицензия № 12
Приглашает агентов, обучение бесплатное, конкретная работа, реальная возможность в кратчайшие сроки улучшить свои жилищные условия.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
В современных условиях достаточно четко прослеживается важность кадровой документации в деятельности любой организации. Любой процесс, любая деятельность на предприятии регламентирована соответствующими актами, положениями, инструкциями, правилами, которые выполняют свою специализированную роль. Следовательно, изучение кадровой документации, ее исследование и анализ необходим для грамотного ее применения и составления, а также создания наилучшей системы для эффективного функционирования организации.
В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов "делопроизводство" и "документооборот" достаточна близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом - бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.
Однако при более внимательном рассмотрении очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления документационной деятельности: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всего предприятия. Именно документ, основной элемент этих систем, является предметом изучения нашей курсовой работы.
В перовой главе нашей курсовой работы мы определим сущность понятия «Кадровая документация», рассмотрев интерпретацию этого понятия разных авторов, выявим общие черты и различия в этих определениях. Далее мы рассмотрим систему кадровой документации, определим ее элементы, основные признаки и значение в общей систему управления персоналом. Затем разберем современное техническое обеспечение, применяемое для информатизации и автоматизации процессов в области управления системы кадровой документации, увидим преимущества использования такого обеспечения.
Вторая глава будет посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы спроектируем организационную структуру управления (ОСУ) предприятия по заданным элементам. Она изначальна является неэффективной, поэтому мы разработаем модифицированную ОСУ, в которой будут упразднены недостатки предыдущей. Следующим пунктом курсовой работы будет формирование службы системы управления персоналом. Здесь мы проанализируем распределение функций между структурными подразделениями этой службы. И, наконец, на основе изученного теоретического материала мы разработаем регламентирующую документацию, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений.
Для освещения какого-либо вопроса сначала необходимо определить его терминологический состав. В каждой сфере человеческой деятельности употребляется тот или иной набор понятий и терминов специфичный только для конкретной области его применения. Отличие от общелитературного язык профессиональный требует однозначности толкования основных понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия . Именно поэтому в первом пункте нашей курсовой работы мы определим сущность понятия «Кадровая документация» для дальнейшего более содержательного раскрытия темы.
Определение |
Литература |
||
Кадровая документация - это совокупность документов организационного, организационно - методического, организационно - распорядительного, нормативно - технического, технико-экономического характера, а также нормативно - справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач, связанных с персоналом организации. |
Самыгин, С. И. Управление персоналом / Под ред. С. И. Самыгина. - Ростов-н/Д: Феникс, 2007 - 512 с. - (Серия «Учебники, учебные пособия») (с.188) |
||
Кадровая документация - документы, обращающиеся в системе управления персоналом, основой которого является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работникам кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. |
Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: Учебник / По ред. А. Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 638 с. (с.156) |
||
Кадровая документация - ряд организационно - распорядительной, отчетно-статистической, информационно - справочной документации, а также документация по личному составу. |
Басаков, М. И. Документы по персоналу организации / Сост. М. И. Басаков. - Ростов-н/Д: Издательский центр «МарТ», 2007. - 272 с. (27с.) |
||
Кадровая документация - группа документов, создаваемая при оформлении, приеме, увольнении сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, регламентации обязанностей персонала, формирования штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации |
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. - 287 с. (с.157) |
||
Кадровая документация - документы обязательные для организации трудовой деятельности персонала и юридического оформления кадровой структуры. |
Охотский, Е. В. Книга работника кадровой службы: Учебно-справочное пособие/ Под общ. ред. Е. В. Охотского, В. М. Анисимова. - М.: ОАО «Издательство «Экономика», 2008. - 494 с. (с.107) |
||
Кадровая документация - письменные документы, в которых фиксируются личные данные о персонале, количественный и качественный состав, задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников, учет рабочего времени и другие документы, создаваемые и обрабатываемые кадровой службой. |
Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 359 с. (с. 63) |
||
Кадровая документация - совокупность взаимосвязанных документов, используемых кадровой службой организации. |
Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / Комышев А. Л. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. - 224 с. (с.23) |
||
Кадровая документация - нормативно установленная база документов, определяющая круг важнейших обязанностей персонала, требуемых для успешного выполнения работы, место данной должности в деятельности организации, связей ее с другими работниками (подразделениями), условия труда, а также связанных с общей организацией деятельности предприятия. |
Саакян, А. К. Управление персоналом организации / А. К. Саакян [и др.] - СПб: Питер, 2007. - 176 с. (с. 54) |
||
Кадровая документация - документы, регламентирующие задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников организации; содержат методы и правила выполнения обязанностей работников, а также нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда. |
Сербинский, С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. - М.: «Издательство Приор», 2009 - 432 с. (с. 287) |
||
Кадровая документация - различные виды актов, имеющих юридическое значение, связанные с деятельностью организации и отражающие сведения о персонале и регламентации его деятельности в ней. |
Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов (на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.: Бизнес - школа «Интел - синтез», 2007. - 208 с. (с. 33) |
||
Кадровая документация - совокупность различных видов документов, которые создаются и оформляются кадровой службой при приеме, увольнении, распределением и регулирование деятельности работников в организации. |
Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: Издательство РДЛ, 2007. - 400 с. (с.142) |
||
Кадровая документация - нормативно установленный перечень документов, регулирующие работу персонала, рассматриваемого, в свою очередь, как совокупность взаимосвязанных групп работников (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.) |
Егоршин, А. П. Управление персоналом / А. П. Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - 607 с. (с. 224) |
||
Кадровая документация - документы, обращающиеся в системе управления персоналом, обработка их и движение с момента создания или получения до завершения исполнения или передачи. |
Турчинов, А. К. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А. К. Турчинова. - М.: Издательство РАГС, 2008. - 488 с. (с. 418) |
||
Кадровая документация - комплекс документации, обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о численности, балансе рабочего времени, производительности труда), социальную гарантию (пенсии, пособия, льготы) и организацию деятельности персонала в целом на предприятии. |
Печникова, Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. - 208 с. (с. 103) |
||
Кадровая документация - система документов, создаваемых и обрабатываемых кадровой службой организации с целью установления и регламентации функций, задач, прав, обязанностей подразделений, отдельных сотрудников и организации в целом в области управления персоналом. |
Горин, П. К. Кадры предприятия: Учебник / Горин П. К. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 385 с. (с. 281) |
Итак, рассмотренные нами определения позволяют сделать вывод, что «Кадровая документация» имеет весьма объемное по количеству охватываемых документов понятие. Каждый из авторов в разной степени раскрывают данный термин. Наиболее полным является определение из учебника «Управление персоналом» под редакцией С. И. Самыгина. В нем отражается весь спектр документации, относящейся к управлению персоналом, в которых описываются различные «нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач», а также перечисляются все группы кадровых документов.
Рассматривая определения дальше, можно выделить трактовку «кадровой документации» автора учебника «Книга работника кадровой службы» Е. В. Охотского. Оно краткое, но вместе с тем лаконичное. Он пишет, что это «документы обязательные для организации трудовой деятельности», так как без их наличия невозможна деятельность любой организации, вместе с тем он акцентирует внимание именно на трудовую деятельность, которая именно на этих документах основывается и юридически оформляется.
Любые отношения, в которые вступают люди в процессе трудовой деятельности, регламентируются. То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных актах. Многие детали отношений отражают специфику субъектов взаимоотношений и поэтому регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника.
В этой главе мы рассмотрим документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию.
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.
Наименование документа |
Назначение |
|||
Трудовой договор (контракт) |
Регулирование социально - трудовых отношений в организации и заключение между сторонами социального партнерства. |
Определяются права, обязанности и ответственность сторон, обязательные и дополнительные условия, определение трудовых обязанностей, размер заработной платы, режим рабочего времени, установление испытательного срока, продолжительность отпусков, порядок расторжения договора и т. д. |
||
Должностная инструкция |
Определение функциональных связей сотрудника и его взаимоотношения с управленческим персоналом, конкретизация прав и обязанностей, объема знаний и умений работника, повысить своевременность и надежность выполнения заданий, исключение дублирование обязанностей. |
Обозначены наименование должности, порядок назначения на должность, перечисляются виды работ, определяются права, обязанности, функции, ответственность, поощрения, связи и критерии оценки результатов труда работника. |
||
Положение о кадровой службе |
Регламентация деятельности кадровой службы, четкое распределение обязанностей ее сотрудников и взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями. |
Общие вопросы организации кадровой деятельности, основные цели и задачи, функции, права и обязанности службы и ее сотрудников; порядок взаимоотношений с другими структурными подразделениями. |
||
Положение о персонале |
Определяет порядок профессионально - трудовых отношений, закрепленных в учреждении. |
Отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда, порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников, права и обязанности сотрудников и администрации. |
||
Положение о подразделениях |
Регламентация назначения и места подразделения в структуре организации, его собственную структуру, основные функции и задачи управления, ответственность и формы поощрения сотрудников подразделения. |
Рассматривается рациональное распределение функций, установление конструктивных связей между структурными подразделениями, конкретизация прав подразделений, меры по повышению ответственности сотрудников подразделений. |
||
Правила внутреннего трудового распорядка |
Регламентация порядка приема и увольнения сотрудников, основных прав, обязанностей и ответственности сторон трудового договора, режима рабочего времени, время отдыха, применения к работникам мер поощрения и взысканий. |
Обозначены права, обязанности работника и работодателя, описан режим рабочего времени и время отдыха, предоставление отпуска. |
||
Штатное расписание |
Закрепление должностного и численного состава с указанием фонда заработной платы. |
Содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. |
||
Положение о премировании |
Вводится в целях усиления материальной заинтересованности, достижения лучших конечных результатов деятельности, улучшения качества работы, создания условий для проявления творческой активности каждого работника. |
Состоит из общего положения и порядка премирования, в котором рассматривается источник выплат, показатели премирования, сроки и периодичность выплат, а также причины лишения премий. |
||
Положение о поощрении |
Выражение благодарности за успехи в работе, материально - техническая поддержка сотрудников. |
Определяется состав вознаграждения, причины поощрений и порядок их оформления. |
||
Положение об аттестации сотрудников |
Установление соответствия сотрудника занимаемой должности и его тарификации. |
Обозначены критерии аттестации и оценки, мероприятия по организации аттестации и порядок их проведений (сроки, графики), определяется состав аттестационной комиссии и регламент его работы. |
||
Положение об оплате труда |
Устранение диспропорций в оплате труда отдельных категорий работников, закрепление кадров на предприятии, соблюдение интересов работников и работодателя в части роста трудовой отдачи и роста ее оплаты, равнонапряженность трудовых норм или дифференциация заработной платы в зависимости от напряженности труда работника. |
Указываются цели, которые ставятся в сфере организации оплаты труда на период действия положения и достижению которых должна способствовать организация заработной платой. Определяются нормативные документы, охарактеризованы системы, на базе которых определяется размер заработной платы. |
Все документы, рассмотренные в таблице №2, входят в систему кадровой документации, то есть каждый из вышеупомянутых документов находятся во взаимной зависимости и образуют единое целое. Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности работника на занимаемой должности и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно.
Еще одним свойством системы кадровой документации является наличие системно - формирующих факторов у элементов системы, предполагающих возможность ее создания. Для формирования системы необходимо создать упорядоченные связи. Такими связями в рассматриваемой нашей системе являются общий принцип их создания и направленность на решение конкретной задачи. В качестве примера можно привести общий принцип создания таких документов как Положение о премировании и Положение о поощрении, которые решают одну и ту же проблему, но также находятся в тесной взаимосвязи с другими документами системы.
Другой признак системы кадровой документации заключается в наличии у неё интегративных качеств, то есть особенностей, присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Такой особенностью является обеспечение стабильной деятельности организации в целом, но если рассматривать каждый документ в отдельности, то он не выполняет такую функцию, он способствует успешному выполнению системой этой функции.
Документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. Документы поступают из вне или создаются внутри организации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения -- для исполнения. В тоже время специалисту, занятому в процессе документационного обеспечения персонала, нужно решить рад задач: обеспечить информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профессиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.
То есть следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:
Какие решения принимались организацией;
Какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
Какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
Чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.
Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления .
АСУ представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.
Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающий автоматизацию функций пользователя, позволяющих оперативно удовлетворить его информационные и вычислительные запросы .
Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в кадровой службе вышеперечисленных проблем принципиально не решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала.
Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления кадровой документацией. Более того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение -- системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).
Чем большее число рабочих мест сотрудников связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае -- при минимизации дополнительных трудозатрат - обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени .
Важнейшим вопросом при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие САДД в масштабе организации:
1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость организации от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.
2. Организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
3. Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота. Для госаппарата это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах -- это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.
4. Минимизируется трудоемкость операций, связанных с обработкой кадровой документации. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования САДД.
5. Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов .
Подводя итог вышеизложенному материалу, мы можем сказать, что внедрение и практическое использование АРМ, АСУ и САДД оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.
Таким образом, нами было определено содержание понятия «кадровая документация», сказав, что каждый из авторов в разной степени раскрывают данный термин: некоторые определения являются наиболее полными, другие краткие и лаконичными, но все авторы акцентируют внимание на то, что кадровая документация занимает значительное место в организации деятельности персонала, закреплении их прав и обязанностей, регулировании трудовых отношений между работником и работодателем, а, образуя систему кадровой документации, обеспечивает функционирование всей организации в целом. А для более эффективной работы системы целесообразно использовать современное техническое обеспечение, путем внедрения АРМ, АСУ и САДД.
Приступая к разработке системы управления персоналом, мы дадим определение такому понятию как система. Итак, система - это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. Бывают простые и сложноорганизованные системы. В сложноорганизованных системах ее элементы являются, в свою очередь, также системами, то есть подсистемами. В нашей курсовой работе мы рассмотрим сложноорганизованные системы, так как организационная структура организаций (система управления персоналом) представлена именно такими системами.
Организационное проектирование системы управления персоналом - процесс разработки проектов организации систем управления персоналом организаций. Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, так как первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и всех линейных руководителей - от директора до бригадира, а также руководителей функциональных подразделений, выполняющих функции научно- технического, производственного, экономического руководства, управления внешними хозяйственными связями и персоналом. Одним словом, система управления персоналом является «костяком» системы управления организацией.
Нам даны элементы, по которым мы должны сформировать организационную систему управления. В первоначальном виде (Приложение №1) она неэффективна, так как в ней присутствует множество элементов, выполняющих схожие функции; большое количество заместителей генерального директора и главного инженера предполагает следующие недостатки: отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия на горизонтальном уровне, недостаточно четкая ответственность, чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали. У многих заместителей в подчинении находится только один отдел, что является нерациональным способом управления, так как большого управленческого эффекта это не дает, зато повышает издержки, связанные с данной должностью. Не целесообразно также оставлять отделы узкой специализации в непосредственном подчинении главного инженера организации. Широкая линейная структура управления обуславливает чрезмерную полифункциональность руководителя (должен знать технология во всех тонкостях), высокую нагрузку (вынужден принимать огромный объем решений), высокую вероятность ошибки. Руководителю низшего и среднего звена свойственны: 1. Психологический дисбаланс прав и ответственности (ограниченность в правах, хотя несут полную ответственность за свою работу), что приводит нервно - психическим нагрузкам, ухудшению здоровья; 2. Ролевая непосредственность - нечеткость распределения прав, обязанностей, ответственности; психологическое давление с двух сторон: подчиненные и вышестоящее руководство, что обуславливает повышенную тревожность и невротизацию руководителя.
Таким образом, мы выяснили, что первоначально спроектированная система управления персоналом неэффективна и требует доработки и изменения. Модифицированная система управления персоналом представлена в Приложении №2. В ней были упразднены 3 из 7 должности заместителей главного инженера: зам. главного инженера по проектированию (подчиненный ему опытно - экспериментальных цех был передан в управление зам. главного инженера по НИР, так как выполняемые функции этого цеха сопряжены с деятельностью научно - технического центра); зам. главного инженера по товарам народного потребления и оборудованию (руководство за деятельностью отдела внешней комплектации целесообразно передать зам. генерального директора по коммерческим вопросам, так как задачи и проблемы решаемые этим отделом в большей степени качаются коммерческих вопросов, чем вопросов, связанных с технологической особенностью поставляемого оборудования); и последняя упраздненная должность заместителя главного инженера - это заместитель главного инженера по технической подготовки производства. Подчиненный ему отдел технического контроля был передан в управление зам. главного инженера по инженерно - техническому обеспечению.
Заместители генерального директора оставлены в прежнем количественном составе, но с некоторыми изменениями и дополнениями. Так к зам. генерального директора по производству добавлен в подчинение отдел главного технолога и отдел технического контроля, так как деятельность и вопросы, решаемые этими отделами во многом касаются производственного процесса. Во многом претерпела изменение должность зам. генерального директора по кадрам и подчиненные ему структурные подразделения: добавился отдел охраны труда и окружающей среды и введен новый отдел стимулирования персонала, был упразднена должность помощника генерального директора по бытовому обслуживанию, подчиненные отделы которые переданы в управление зам. генерального директора по кадрам.
Должность зам. генерального директора по капитальному строительству не было упразднена, хотя имеет в своем подчинении всего один отдел капитального строительства, так как большой объем выполняемых работ, высокая важность и специфичность деятельности этого подразделения требует внимательного и четкого контроля со стороны квалифицированного в этой области специалиста.
Таким образом, мы разработали эффективную систему управления персоналом организации, выявив недостатки первоначальной системы, сказали, что плохо организованная система управления персоналом отражается на удовлетворенность руководящего состава выполняемой работой, взаимосвязи и взаимодействии на горизонтальном и вертикальном уровнях, ответственности должностных лиц, а также на эффективности функционирования предприятия в целом. Выделили основные подсистемы системы управления персоналом и структурные подразделения, которые осуществляют функции этих подсистем. Как видно все структурные подразделения системы управления персоналом соответствуют одиннадцати подсистемам, из этого следует, что все функции управления персоналом реализуются в нашей спроектированной системе, а значит, она должна функционировать эффективно.
Как видно из расчетов, распределение численности персонала произведено нецелесообразно, поэтому нужно сделать корректирующие действия в сторону увеличения численности персонала в некоторых подразделениях, а именно в юридическом отделе (с 1 человека до 3), отделе охраны труда и окружающей среды (с 1 человека до 2-3), жилищно - коммунальном (с 1 до 3 человек).
В этой главе на основе изученного материала мы разработаем регламентирующую документация, которая касается управления персоналом, а именно Положение об отделе персонала и Должностную инструкцию старшего сотрудника по регулированию трудовых отношений. Нами было рассмотрено ряд соответствующих документов и, проанализировав их, составили нижеследующую документацию.
Проведя исследование и анализ кадровой документации, мы разобрались во всех аспектах этого понятия, определив его сущность, путем рассмотрения определения различных авторов. Каждый из них в разной степени раскрывают данный термин, но его интерпретация примерна одинакова: многие перечисляют именно сами документы и их функции, обращая внимание на то, что они создаются и обрабатываются в кадровой службе (отделе) организации и влияют как на всю деятельность организации, так и на отдельного работника. Выяснили, что совокупность кадровых документов образует целостную систему взаимосвязанных элементов, которая направлена на решение различных задач. Именно эту систему мы проанализировали в следующем пункте нашей курсовой работы. Здесь мы рассмотрели документы, начиная с уровня предприятия и заканчивая, документами, регламентирующие деятельность отдельного работника в нем. Все они представляют собой сложноорганизованную систему кадровой документации, в которой отдельные ее элементы (правила, положения, инструкции и т. д.) взаимосвязаны и выполняют свою специфическую функцию. То есть под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.
Далее мы рассмотрели современное техническое обеспечение кадровой документации. Сказали, что документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы, которые без современного технического обеспечения превращается в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы. Решению этих проблем и повышению управляемости предприятия может способствовать организация автоматизированной системы управления кадрами (АСУ) или автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.
Следующая глава курсовой работы была посвящена формированию системы управления персоналом организации. Для этого мы сначала спроектировали организационную структуру предприятия в целом, а затем выделили все структурные подразделения, которые реализуют функцию управления персоналом. Затем выяснили, что первоначально спроектированная система управления персоналом неэффективна и требует доработки и изменения. Модифицированная система управления персоналом представлена в Приложении №2. Таким образом, мы разработали эффективную систему управления персоналом организации, выявив недостатки первоначальной системы, сказали, что плохо организованная система управления персоналом отражается на удовлетворенность руководящего состава выполняемой работой, взаимосвязи и взаимодействии на горизонтальном и вертикальном уровнях, ответственности должностных лиц, а также на эффективности функционирования предприятия в целом.
Комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, предприятиях и фирмах, их структура и содержание в соответствии с целевым назначением, составом и соподчинённостью включаемых в них информационных показателей.
реферат , добавлен 10.04.2009
Сущность и функции системы управления персоналом. Требования к кадровому обеспечению системы управления персоналом на предприятии. Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом. Кадровая безопасность и охрана труда.
дипломная работа , добавлен 15.11.2010
Кадровая политика и кадровая стратегия организации. Инновационные методы управления персоналом. Анализ системы управления человеческими ресурсами ОАО "Комитекс" и пути ее совершенствования. Движение трудовых ресурсов, их эффективное использование.
дипломная работа , добавлен 27.10.2010
Метрологическая характеристика технической документации. Характеристика ОАО "Завод "Сарансккабель". Стандарты организаций и цели их принятия. Создание собственной системы стандартизации и обеспечение условий для применения нормативной документации.
реферат , добавлен 24.05.2012
Изучение состава документов кадровой документации: примерная форма трудового контракта, заявление о приеме на работу, о переводе на новую должность. Приказы по личному составу и их оформление. Личная карточка рабочих и служащих, ее типовая форма.
контрольная работа , добавлен 31.03.2009
Сущность, значение и содержание системы управления персоналом организации. Методы управления персоналом, кадровая политика и элементы технологии. Анализ и оценка факторов влияющих на элементы технологии управления персоналом в ООО "Спортмастер".
дипломная работа , добавлен 28.10.2010
Система управления персоналом: понятия, элементы, методы. Кадровая политика в системе управления персоналом и ее планирования. Анализ системы управления персоналом на предприятии ООО "ТехноМир". Анализ и оценка проведения поиска и отбора персонала.
дипломная работа , добавлен 07.08.2012
Базовые понятия кадрового менеджмента. Принципы, направления и типы кадровой политики организации и ее характеристика. Формирование стратегии управления персоналом организации. Анализ основных проблем по работе с персоналом в гипермаркете "Старт".
отчет по практике , добавлен 20.12.2010
Система распорядительной документации организации и ее подготовка. Документооборот, его основные этапы, бланки документов. Совершенствование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации на примере ООО "Универсал-Сервис".
курсовая работа , добавлен 16.11.2014
Кадровая политика организации как основа формирования стратегии управления персоналом. Современное состояние кадровой политики ОАО "Ростелеком", методы отбора сотрудников. Разработка возможных перспектив для повышения эффективности ее формирования.